Wohnungsbaugenossenschaft NEUES BERLIN eG
Fokus Ressourceneffizienz
NEUES BERLIN wechselt zum „Hardware as a Service“-Modell
Der Trend zeichnet sich seit einigen Jahren: Statt Laptops, Tablets und Smartphones für Mitarbeiter zu beschaffen und von der internen IT- Abteilungen managen zu lassen, mieten immer mehr Immobilienunternehmen ihre Hardware in einem Rundum-Sorglos-Paket von Spezialisten. Auch die Wohnungsbaugenossenschaft NEUES BERLIN hat sich zu diesem Schritt entschieden – und zieht nach einem Jahr ein erstes Zwischenfazit.
Die Chancen digitaler Weiterentwicklung nutzen
Eine Stärke des Mittelstands lag lange darin, dass es ihm gelang, neue Technologien schnell zum eigenen Vorteil zu adaptieren. Mittlerweile ist das Innovationstempo jedoch so hoch, dass es für die meisten Unternehmen nicht finanzierbar ist, ihre Hardware jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten.
Hinzu kommt, dass sich die Anforderungen der internen Stakeholder stetig verändern, die Komplexität der Systeme und die Vielzahl der Endgeräte zunimmt. Interne IT-Abteilungen stoßen an die Grenzen ihres Knowhows und ihrer Belastbarkeit. Die Folge: Nutzer müssen teils lange auf Support warten. In vielen Unternehmen entsteht so eine unkontrollierte Schatten-IT aus Workarounds, die Sicherheitsrisiken schafft.
Ähnliche Erfahrungen machte auch NEUES BERLIN. „Wir haben bereits 2019 entschieden, unsere IT verstärkt über Dienstleister abzubilden“, berichtet Jessica Linke, Leiterin Digitalisierung & IT. Ein Aufstocken der internen Ressourcen wäre für NEUES BERLIN nicht wirtschaftlich gewesen. „Wir sind Profis für Immobilien, nicht für IT, und möchten uns auf unsere Kernkompetenzen fokussieren.“
Hinzu kommt, dass sich die Anforderungen der internen Stakeholder stetig verändern, die Komplexität der Systeme und die Vielzahl der Endgeräte zunimmt. Interne IT-Abteilungen stoßen an die Grenzen ihres Knowhows und ihrer Belastbarkeit. Die Folge: Nutzer müssen teils lange auf Support warten. In vielen Unternehmen entsteht so eine unkontrollierte Schatten-IT aus Workarounds, die Sicherheitsrisiken schafft.
Ähnliche Erfahrungen machte auch NEUES BERLIN. „Wir haben bereits 2019 entschieden, unsere IT verstärkt über Dienstleister abzubilden“, berichtet Jessica Linke, Leiterin Digitalisierung & IT. Ein Aufstocken der internen Ressourcen wäre für NEUES BERLIN nicht wirtschaftlich gewesen. „Wir sind Profis für Immobilien, nicht für IT, und möchten uns auf unsere Kernkompetenzen fokussieren.“
Abo-Modell vereinfacht sicheres mobiles Arbeiten
Mit der Entscheidung die Hardware als Managed Service von einem Dienstleister zu beziehen, ist NEUES BERLIN in guter Gesellschaft. Der Markt von Hardware as a Service boomt. Laut Market & Research wird er bis 2030 um 25,2% wachsen. Unternehmen mieten Endgeräte und können sie in einem vereinbarten Intervall durch neueste Hardware ersetzen lassen. Ohne Zusatzkosten. Alle Geräte erhalten ein einheitliches Software-Setup. Administration sowie Wartung werden in der Regel ebenfalls vom Dienstleister übernommen.
„Wir hatten uns bereits auf den Weg gemacht, unsere IT ressourceneffizienter und zukunftssicherer aufzustellen“, so Jessica Linke. 2020 hatte NEUES BERLIN sein ERP und die Server IT in das Aareon Cloud-Rechenzentrum umgezogen und auch mobiles Arbeiten war in Einzelfällen bereits möglich. Das Cloud-Hosting ermöglichte es NEUES BERLIN zudem relativ störungsfrei durch die Zeit der Pandemie zu kommen, doch machten die Veränderungen durch COVID-19 auch schnell deutlich, wo noch Nachholbedarf bestand.
Auf den Arbeitsplatz-PCs funktionierte die Software für Videokonferenzen nicht fehlerfrei. Digitale Meetings wurden behelfsweise über Tablets und Smartphones abgehalten – keine Dauerlösung. Viele Mitarbeiter verfügten nicht über Firmenlaptops und griffen mit eigenen Geräten auf Firmenplattformen zu, ein Risiko für die IT-Sicherheit. „Als es absehbar war, dass mobiles Arbeiten auch in Zukunft verstärkt zum Unternehmensalltag gehören wird, war klar, dass wir hier investieren müssen.“ Das Endgerätemanagement outzusourcen, ist eine von vielen Maßnahmen, um mobiles Arbeiten sicher und einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren.
„Wir hatten uns bereits auf den Weg gemacht, unsere IT ressourceneffizienter und zukunftssicherer aufzustellen“, so Jessica Linke. 2020 hatte NEUES BERLIN sein ERP und die Server IT in das Aareon Cloud-Rechenzentrum umgezogen und auch mobiles Arbeiten war in Einzelfällen bereits möglich. Das Cloud-Hosting ermöglichte es NEUES BERLIN zudem relativ störungsfrei durch die Zeit der Pandemie zu kommen, doch machten die Veränderungen durch COVID-19 auch schnell deutlich, wo noch Nachholbedarf bestand.
Auf den Arbeitsplatz-PCs funktionierte die Software für Videokonferenzen nicht fehlerfrei. Digitale Meetings wurden behelfsweise über Tablets und Smartphones abgehalten – keine Dauerlösung. Viele Mitarbeiter verfügten nicht über Firmenlaptops und griffen mit eigenen Geräten auf Firmenplattformen zu, ein Risiko für die IT-Sicherheit. „Als es absehbar war, dass mobiles Arbeiten auch in Zukunft verstärkt zum Unternehmensalltag gehören wird, war klar, dass wir hier investieren müssen.“ Das Endgerätemanagement outzusourcen, ist eine von vielen Maßnahmen, um mobiles Arbeiten sicher und einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Neues Berlin profitiert von Experten-Knowhow
„Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit Aareon gemacht. Daher war es naheliegend für uns, auch unser Endgerätemanagement an Aareon auszulagern“, betont Jessica Linke. NEUES BERLIN reduzierte die Zahl seiner Desktop-Rechner, die von der internen IT zu betreuen sind, und stattete alle ihre Mitarbeitenden mit Firmenlaptops aus. An die Stelle von Modell- und Markenchaos traten Standardmodelle für eine einfache Administration und Wartung.
Aareon übernimmt nicht nur die Bereitstellung der Geräte, sondern auch das Update-Management und unterstützt im Berechtigungsmanagement. Die damit einhergehende Vereinheitlichung der Endgeräte und die zentralisierte Verwaltung und Wartung dieser führt zu mehr Effizienz im Bereich Ressourcenmanagement. Die IT profitiert so von kürzeren Updatezyklen und kann Gruppenrichtlinien schneller lückenlos umsetzen. „Durch die Zentralisierung nimmt die Administration für uns jetzt insgesamt weniger Zeit in Anspruch“, sagt Jessica Linke. Das ist auch für Fachbereichsanwender bemerkbar: Die IT-Abteilung hat mehr Zeit für strategische Projekte.
Das IT-Team profitiere außerdem vom Austausch mit ihren Aareon-Ansprechpartnern. Aufgrund der langjährigen Erfahrung und Unternehmensgröße finden sich selbst bei spezifischen und komplexen Fragen immer interne Experten für den gemeinsamen Lösungsfindungsprozess.
Aareon übernimmt nicht nur die Bereitstellung der Geräte, sondern auch das Update-Management und unterstützt im Berechtigungsmanagement. Die damit einhergehende Vereinheitlichung der Endgeräte und die zentralisierte Verwaltung und Wartung dieser führt zu mehr Effizienz im Bereich Ressourcenmanagement. Die IT profitiert so von kürzeren Updatezyklen und kann Gruppenrichtlinien schneller lückenlos umsetzen. „Durch die Zentralisierung nimmt die Administration für uns jetzt insgesamt weniger Zeit in Anspruch“, sagt Jessica Linke. Das ist auch für Fachbereichsanwender bemerkbar: Die IT-Abteilung hat mehr Zeit für strategische Projekte.
Das IT-Team profitiere außerdem vom Austausch mit ihren Aareon-Ansprechpartnern. Aufgrund der langjährigen Erfahrung und Unternehmensgröße finden sich selbst bei spezifischen und komplexen Fragen immer interne Experten für den gemeinsamen Lösungsfindungsprozess.
Individuelle Modelle überzeugen
Anders als bei Wettbewerbern ist Aareons Endgerätemanagement individualisierbar: Mit Aareon schnürte Jessica Linke ein bedarfsgerechtes Hardware-Paket, welches nur die Hardwarekomponenten umfasst, für die auch Bedarf besteht – ob Desktop-PC, Notebook, Monitor, Peripheriegeräte und anderes Zubehör.
Alle drei Jahre erhalten die Mitarbeiter von NEUES BERLIN jetzt Laptops der neuesten Generation. „Ohne das Hardware-as-a-Service-Modell wäre das für uns nicht realisierbar“, so die Leiterin der Digitalisierung & IT. Um die Entsorgung von Altgeräten und die rechtskonforme Löschung von Daten muss sich das IT-Team nicht mehr kümmern. „Uns bringt das Modell nicht nur eine massive interne Entlastung, sondern macht auch wirtschaftlich Sinn.“
Durch das Endgerätemanagement von Aareon und den Wechsel in das Cloud-Rechenzentrum profitiert NEUES BERLIN mittelfristig von Kosten- und Performancevorteilen in der IT. Die Ergebnisse möchte das Unternehmen nicht öffentlich kommunizieren, doch Jessica Linke verrät: „Die Partnerschaft mit Aareon im Bereich Cloud-Services ist für uns eine durchweg positive Erfahrung. Wir planen die Zusammenarbeit in Zukunft auszuweiten.“
Alle drei Jahre erhalten die Mitarbeiter von NEUES BERLIN jetzt Laptops der neuesten Generation. „Ohne das Hardware-as-a-Service-Modell wäre das für uns nicht realisierbar“, so die Leiterin der Digitalisierung & IT. Um die Entsorgung von Altgeräten und die rechtskonforme Löschung von Daten muss sich das IT-Team nicht mehr kümmern. „Uns bringt das Modell nicht nur eine massive interne Entlastung, sondern macht auch wirtschaftlich Sinn.“
Durch das Endgerätemanagement von Aareon und den Wechsel in das Cloud-Rechenzentrum profitiert NEUES BERLIN mittelfristig von Kosten- und Performancevorteilen in der IT. Die Ergebnisse möchte das Unternehmen nicht öffentlich kommunizieren, doch Jessica Linke verrät: „Die Partnerschaft mit Aareon im Bereich Cloud-Services ist für uns eine durchweg positive Erfahrung. Wir planen die Zusammenarbeit in Zukunft auszuweiten.“
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