Kundenreferenz WBV Wohnbau- und Verwaltungs-GmbH Coswig

WBV Coswig nutzt wohnungshelden für die Vermietung

Die WBV Wohnbau- und Verwaltungs-GmbH Coswig hat sich entschieden, die Softwareausrichtung künftig holistisch anzugehen. Zusätzlich zum bereits seit Jahren eingesetzten Aareon ERP (Wodis Yuneo) setzt das Unternehmen auf die zur Aareon-Gruppe gehörende Vermietungslösung von wohnungshelden. 1994 gegründet, kümmern sich rund 11 Mitarbeiter um das Kerngeschäft der WBV Coswig, zu dem die Vermietung von etwa 2.200 eigenen Wohnungen und Gewerberäumen gehören.

„Die jahrzehntelange Erfahrung der Aareon nährt die Hoffnung, dass wir hier den größtmöglichen Nutzen für die WBV generieren können.“

Herausforderungen meistern heißt Hausaufgaben machen

Coswig: dort, wo 1451 Weinreben an den Hängen der Elbe die Sonne einfingen, genießen heute am „grünen Rande Dresdens“ in reizvoller Lage zwischen Elbauen, dem Friedewald und dem Spaargebirge die Mieterinnen und Mieter der WBV Wohnbau- und Verwaltungs-GmbH Coswig die im wahrsten Sinne ausgezeichneten Services einer engagierten Mannschaft aus Immobilienexpert:innen.

In Coswig sehen sich die Anbieter von Wohnraum einem Mietermarkt gegenüber. Die 8. aktualisierte regionalen Bevölkerungsprognose für den Freistaat Sachsen liefert die Fakten: Demnach nimmt der Anteil junger Menschen in der Region stetig ab, bis 2040 um ganze 10% . Wohnraum ist hier ein weniger knappes Gut als anderswo – umso wichtiger für Anbieter, die eigene Position durch innovative Services zu stärken.

Wir treffen Dr. Henri Lüdeke, Geschäftsführer der WBV, zu einem ausführlichen Interview über seine ersten Erfahrungen und Eindrücke zu der Lösung von wohnungshelden. Für Dr. Lüdeke ist die Produktivität des Vermietungsprozesses eine wesentliche Stellgröße für die Zukunftschancen von Immobilienunternehmen. Sie leistet einen wichtigen Beitrag zur Finanzierbarkeit sozial orientierter Wohnungsunternehmen. Effiziente Prozesse können helfen, die Verwaltungskosten zu kontrollieren. Und nicht nur das: die richtige Lösung im Backend ist auch ein wichtiger Bestandteil für ein motivierendes Arbeitsumfeld.

Digitalisierung als Helfer

Zu den wichtigsten Aufgaben für Wohnungsunternehmen zählt Dr. Lüdeke, dass sie Ihre Hausaufgaben machen. Wenn die Wellen hochschlagen, muss die Mannschaft das Schiff schnell und sicher durch schweres Wetter navigieren können. Übertragen auf den Bereich der Wohnimmobilien erläutert Dr. Lüdeke vor allem die Relevanz der transparenten Erfassung aller Daten und deren Verarbeitung in einem führenden System. Sie bilden die Grundlage für die digitale Unterstützung der Kernprozesse der Wohnungswirtschaft. Doch das ist nur die eine Seite der Medaille. Nicht nur die Organisation profitiert von diesem Wandel, auch die Mannschaft sieht sich besser gerüstet, den Anliegen von Mieterinnen und Mietern nachzukommen.

„Die Mitarbeitenden begrüßen ausdrücklich den Wandel. Wie in anderen Bereichen führt auch hier die Delegation von Verantwortung auf die zuständigen Bereiche (Prozesse, Softwareauswahl etc.) zu großer Akzeptanz und Erfolg.“

Insbesondere die vollständige Integration von wohnungshelden in das Aareon ERP-System spart nach den Erfahrungen von Dr. Lüdeke „nach hinten raus“ Aufwand, Nerven und Kosten. Eine solch durchgängige Digitalisierung treibt zudem auch die Standardisierung voran. Daran gekoppelt sind wiederum Vorteile wie die Vermeidung von Kosten für Individuallösungen, schnellere Bearbeitungszeiten, bessere Compliance in Kombination mit hoher Rechtssicherheit, eine hohe Flexibilität, gute Skalierbarkeit sowie eine hohe Datensicherheit. Letztere ist für Dr. Lüdke besonders wichtig:

„Datensicherheit und -schutz sind selbstverständlich bei Aareon. Da wir alles aus der Cloud beziehen, ist dies ein wesentlicher Punkt bei Überlegungen.“

Schneller und besser arbeiten in der Vermietung

Flexibilität und ein optisch ansprechendes Layout gehören für die WBV ebenso selbstverständlich zu einer modernen Vermietungslösung wie umfassende Auswertungsmöglichkeiten für die Geschäftsleitung. Gerade mit Blick auf diese Anforderung sieht Dr. Lüdeke sich Dank der Lösung von wohnungshelden heute viel besser aufgestellt:

„Wir reden heute auf einer gemeinsamen Datenbasis viel effektiver über Probleme, Lösungsansätze und Auswirkungen.“

Doch nicht nur die Geschäftsleitung weiß die Arbeitserleichterung zu schätzen. Dr. Lüdeke erläutert, dass vor der Entscheidung für wohnungshelden Bilder und Energieausweisdaten noch händisch aus unterschiedlichen Systemen gezogen werden mussten. Die Tatsache, dass diese und andere Aufgaben in der Vermietung komplett und digital mit nur einer Lösung erledigt werden können, ist ein großer Vorteil und beseitigt unnötige Fehlerquellen, die im ungünstigsten Fall zu Abmahnungen führen können.

„Ein durchgängiger Prozess ohne Systemwechsel ist deutlich effizienter.“

Stichwort Effizienz: Die zeigt sich gerade auch im Bereich der Auswertungsmöglichkeiten. Mit der neuen Lösung von wohnungshelden kann die Geschäftsführung sich selbst einen Überblick über den aktuellen Status verschaffen, ohne die Mitarbeitenden mit Zusatzaufgaben zu belasten.

Zu einer Belastung können auch zu viele Anfragen in zu kurzer Zeit werden. Im Einsatz von Voice Bots sieht die WBV zukünftig das Potential für eine bessere und vor allem schnellere Kommunikation. Geschäftsführer Dr. Lüdeke schätzt, dass bis zu 60% aller Anfragen auf diese Weise bearbeitet werden können.

Ein weiterer Kernprozess, der massiv von der Digitalisierung profitiert, ist die Exposé-Erstellung. Durch die Verbindung mit dem ERP-System von Aareon werden alle relevanten Informationen automatisch aus einer zuverlässigen Quelle zugeführt. Das gibt zusätzliche Rechtssicherheit, ohne dass noch händisch eingegriffen werden muss.

Durchdacht und für die Branche gemacht

Gefragt nach den ausschlaggebenden Kriterien muss Dr. Henri Lüdeke nicht lange überlegen: „Durchdachte Funktionalität, jederzeitige Verfügbarkeit von jedem PC/Laptop der Welt und ein tiefes Verständnis für Prozesse in der Wohnungswirtschaft sind für uns entscheidend“. Auch die systemische Einbindung in Wodis Sigma sowie Wodis Yuneo spielte eine entscheidende Rolle. Das Gesamtpaket hat für die WBV einfach gepasst, oder wie Dr. Lüdeke es ausdrückt:

„Der lückenlose Prozess und die digitale Vernetzung beim Übergang vom Interessenten zum Mietenden haben uns überzeugt. Drittanbieter, die aufwendig über fragile Schnittstellen teuer angebunden werden müssen, haben uns eher abgeschreckt.“

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Eine neue Softwarelösung einzuführen ist immer ein wenig vergleichbar mit einer Operation „am offenen Herzen“ – die Organisation darf in keinem Fall beeinträchtigt werden. wohnungshelden hat an dieser Stelle mit einem straffen Projektmanagement überzeugt. Ein Ergebnis der langjährigen Erfahrungen in der Branche. Es sichert die gefragte Verbindlichkeit und berücksichtigt gleichzeitig die individuellen Anforderungen des Kunden. Dr. Lüdeke ist darüber hinaus besonders angetan vom persönlichen Engagement des Implementationsteams.

„Vor allem der sehr gute Support während der Einführung sprechen für die wohnungshelden.“

Eine starke Arbeitgebermarke – mehr als ein Nebeneffekt

„Digitale Lösungen spielen für uns als Arbeitgebermarke eine wichtige Rolle“, erläutert Dr. Lüdeke zum Abschluss des Gesprächs. Dass die WBV in diesem Bereich tatsächlich den Worten Taten folgen lässt, zeigt das Siegel „Arbeitgeber der Zukunft“, welches 2023 verliehen wurde. Damit sieht sich Lüdeke gut gerüstet für die Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden und Auszubildenden.

Zum Schluss gibt er allen unentschlossenen Unternehmen noch einen wichtigen Rat mit auf den Weg:

„Seien Sie offen, Ihre Vermietungs(teil)prozesse an die bewährte Systematik in wohnungshelden anzupassen. Dies sorgt für frühe Erfolge, gute Erfahrungen der Mitarbeitenden und eine sehr hohe Mitarbeiter-, aber auch Interessentenzufriedenheit.“

Dr. Henri Lüdeke

Diplom-Betriebswirt (FH) Henri Lüdeke studierte Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Fachhochschule Wildau. Nach verschiedenen leitenden Funktionen in der Wohnungswirtschaft ist er seit dem 01.12.2022 Alleingeschäftsführer der WBV Wohnbau- und Verwaltungs-GmbH Coswig und der WVS Wohnverwaltung und Service GmbH Coswig. Im Januar 2024 übernahm Herr Dr. Lüdeke zusätzlich die Leitung des Fachausschusses Klimaschutz und Nachhaltigkeit beim vdw Sachsen e. V. Darüber hinaus ist er als Lehrbeauftragter für Immobiliencontrolling und Portfoliomanagement an verschiedenen Bildungseinrichtungen tätig.

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