Der Bauverein Friemersheim ist seit über einem Jahr­hundert ein ver­läss­licher Partner für nach­haltiges und be­zahl­bares Wohnen in Duisburgs Südwesten. Die Genossen­schaft setzt auf kontinuierliche Weiter­entwick­lung, um Ab­läufe effizienter zu ge­stalten und den Service für Wohnungs­suchende und Mietende zu optimieren.

Ein zentrales An­liegen war es, einheit­liche Strukturen für die Vermietung zu etablieren und Wohnungs­interessenten schneller eine Rück­meldung zu senden. Dabei sollte sicher­gestellt werden, dass alle Mitarbeitenden jeder­zeit den aktuellen Bearbeitungs­stand ein­sehen können – un­abhängig davon, wer eine An­frage be­arbeitet.

Um diese Ab­läufe zu optimieren, entschied sich der Bauverein Friemersheim für wohnungshelden. Die digitale Ver­mietungs­lösung bündelt alle Objekt- und Interessenten­daten zentral, auto­ma­ti­siert die Kommunikation und er­leichtert die Zusammen­arbeit im Team.

Im Interview be­schreibt Robin Esser, Sachbearbeiter in der Wohnungs­ver­waltung beim Bauverein Friemersheim, wie die digitale Lösung den Arbeits­alltag spürbar ver­bessert hat: „Früher war der Vergabeprozess nicht für jeden im Team transparent digital einsehbar, und es war schwierig, den aktuellen Be­arbeitungs­stand nach­zu­voll­ziehen. Jetzt sind alle relevanten Informationen zentral verfügbar, sodass Ver­tretungen nahtlos erfolgen können und Interessenten schneller eine Rück­mel­dung er­halten“.

Auch aus der Praxis gibt es konkrete Bei­spiele für den optimierten Prozess. „Vor der Ein­führ­ung von wohnungshelden habe ich eine Stunde damit ver­bracht, Absagen individuell zu formulieren – jetzt sind es maximal fünf Minuten und alle Be­werber wissen Bescheid. Ins­gesamt führt wohnungshelden zu einer wesent­lich schnelleren Neu­ver­mie­tungen: Leer­stands­meldungen, Konditionen und Exposé­beschreib­ungen werden per Knopf­druck über­tragen und innerhalb weniger Minuten ist die Wohnung online. Im Ergebnis spüren alle im Team, dass der Prozess „Wieder­ver­mie­tung“ mittler­weile wesent­lich schneller ab­ge­schlossen werden kann.“, erklärt Esser.

Neben der Optimier­ung der täg­lichen Ab­läufe spielte auch die technische Integration mit dem ERP-System eine entscheidende Rolle. Hier ent­schied sich der Bauverein Friemersheim als Pilot­kunde für die Ein­führ­ung der neuen Wodis Yuneo-Schnitt­stelle. Diese sorgt für eine durch­gängige Syn­chro­ni­sierung von Daten und ver­hindert Medien­brüche, die bei der manuellen Über­tragung zwischen ver­schiedenen Systemen entstehen können.

Die Er­fahr­ungen mit der neuen Lösung führten auch außer­halb des Bauvereins zu Interesse. „Wir haben unsere Er­fahr­ungen mit einem anderen Wohnungs­unternehmen ge­teilt – inzwischen nutzen sie ebenfalls wohnungshelden“, be­richtet Esser.

Mit der erfolg­reichen Ein­führ­ung der digitalen Vermietungs­lösung hat der Bauverein Friemersheim seine internen Prozesse nicht nur effizienter ge­staltet, sondern auch ein Zeichen für die digitale Weiter­ent­wick­lung in der Wohnungs­wirt­schaft ge­setzt. Durch die ge­wonnenen Erkenntnisse wurde die Integration der Yuneo-Schnittstelle weiter ver­bessert, um noch effizientere Prozesse und eine nahtlose An­bindung zu er­möglichen.