Mit rund 175 aktiven Gesuchen im System, wachsendem Bestand und zunehmender Neubautätigkeit stieß das bisherige Ver­mie­tungs­ma­na­ge­ment an seine Grenzen. Die Prozesse liefen teil­weise papier­basiert und wenig trans­parent – für die Mit­glieder ebenso wie intern. Informationen lagen dezentral vor, Über­gaben im Team waren fehler­anfällig, und bei Krank­heit oder Urlaub fehlte oft eine lücken­lose Über­sicht.

„Gerade in Ver­tretungs­situa­tionen war es schwierig, den voll­ständigen Über­blick zu einzelnen Ver­mie­tungs­prozes­sen zu be­halten“, erinnert sich Mattia Löffeler. „Wenn Unter­lagen im Schrank des Kollegen lagen, musste man lange suchen – das hat uns viel Zeit ge­kostet.“

Dabei war klar: Wer als Genossen­schaft über­zeugen will, muss ge­zielt, fair und nach­voll­zieh­bar vergeben – und er­kennen, was wirklich ge­braucht wird. Die Lösung musste nicht nur die Kommuni­kation mit den Mit­gliedern ver­bessern, sondern auch die Zusammen­arbeit im Team deutlich er­leichtern.

„Wir wollten weg von Zettel­wirtschaft und Akten­ordnern – hin zu einer Lösung, die zu unserem An­spruch als moderne Genossen­schaft passt“, so Löffeler.

"Die Kölner" entschieden sich für den Ein­satz der digitalen Lösung von wohnungshelden – nach einem kurzen Auswahl­prozess, bei dem sich die Soft­ware durch genossen­schafts­nahe Logik und gute Schnitt­stellen­kompatibilität durch­setzte.

Be­sonders im Fokus: Trans­parenz, Auto­ma­ti­sier­ung und Über­sicht­lich­keit. Die interne Warte­liste wurde durch eine digitale Gesuchs­kartei er­setzt. Freie Wohnungen werden früh­zeitig an­ge­zeigt, Exposés schneller erstellt und auto­ma­tisch mit passenden Interessierten ab­ge­glichen. Be­sonders wichtig für die Abtei­lungs­leitung: das Dash­board mit allen Kenn­zahlen zum Be­darf – ein Steuer­ungs­instrument, das inzwischen auch in die Bau­planung ein­fließt.

Auch künftig setzt die Kölner Wohnungs­ge­nossen­schaft eG auf digitale Weiter­entwick­lung – etwa mit der perspek­ti­visch ge­planten Ein­führ­ung eines Mieter­portals und digitalen Ver­trags­prozessen. So bleibt die Genossen­schaft nicht nur leistungs­fähig, sondern auch nah an den Be­dürf­nissen ihrer Mit­glieder – und wird als das wahr­ge­nommen, was sie sein will: eine moderne, faire und voraus­schauende Partnerin.