Mit über 25 Jahren Branchenerfahrung treibt Thomas Linse die Digitalisierung der Kreisbaugenossenschaft Bodenseekreis maßgeblich voran – zuletzt mit dem Wechsel von Immoblue Pro zu wohnungshelden.

„Mit Immoblue Pro sind wir zunehmend an Grenzen ge­stoßen – insbesondere bei der Masse an An­fragen“, erklärt Linse. In der stark nach­ge­fragten Region rund um den Bodensee kam es vor, dass Wohnungen binnen weniger Stunden über 100 Bewerbungen erhielten. Der alte Prozess konnte diese Flut kaum bewältigen. Beschwerden über fehlende Rückmeldungen oder nicht nachvollziehbare Absagen waren die Folge.

Der Erfahrungsaustausch mit anderen Wohnungsunternehmen – insbesondere auf Veranstaltungen wie dem Aareon Forum – erwies sich als wichtige Entscheidungshilfe. „Es war spannend zu sehen, wie andere mit ähnlichen Herausforderungen umgehen. Das hat uns geholfen, mit einem guten Gefühl den Wechsel auf wohnungshelden zu wagen“, so Linse.

Nach der Entscheidung folgte die Einführung – und mit dem Einsatz von wohnungshelden veränderte sich der Vermietungsalltag spürbar. Die Lösung schafft einen zentralen Überblick über alle Anfragen, strukturiert automatisch nach Bearbeitungsstatus, Dringlichkeit und Vollständigkeit. Besonders die schnelle und gezielte Auswahl relevanter Interessenten macht für Linse den Unterschied: „Früher war das Suchen nach geeigneten Mieterinnen und Mietern ein echter Zeitfresser – heute treffen wir viel schneller die richtigen Entscheidungen und das mit wenigen Klicks.“ Möglich macht das eine intelligente Filterfunktion, mit der unter anderem nach Einkommen, Wohnberechtigungsschein oder Bearbeitungsstatus sortiert werden kann. „Wir sparen heute locker zwei Drittel der Zeit, die wir früher für manuelle Prozesse aufwenden mussten“, ergänzt er.

Auch die teamübergreifende Zusammenarbeit profitiert. „Wenn heute jemand krank wird oder Urlaub hat, kann eine Kollegin oder ein Kollege sofort übernehmen. Alle Informationen sind direkt im Objekt hinterlegt – vom Exposé über die Kommunikation bis hin zu den hochgeladenen Unterlagen der Interessenten. Diese Transparenz im Team – das ist Gold wert.“

Nicht zuletzt überzeugt die Lösung in puncto Datenschutz und Gleichbehandlung. „Das System löscht personenbezogene Daten automatisiert nach unseren Vorgaben. Und durch die Möglichkeit, bei gleichwertigen Interessenten ein Zufallsverfahren zu nutzen, sind wir beim AGG auf der sicheren Seite.“

Als genossenschaftliches Unternehmen legt die KBG auch besonderen Wert darauf, alle Interessenten mitzunehmen – unabhängig von deren digitaler Ausstattung: „Viele Wohnungssuchende nutzen inzwischen unsere Selfservices: Sie buchen ihre Besichtigungstermine selbst, laden Unterlagen hoch oder bestätigen ihre Gesuche. Gleichzeitig können wir Interessenten ohne Internetzugang weiterhin manuell im System erfassen. Das ist für uns als genossenschaftliches Unternehmen ganz entscheidend.“

Der Umstieg auf wohnungshelden war für die KBG Bodenseekreis mehr als ein technischer Wechsel – er war ein echter Kulturwandel. „Uns war wichtig, dass die neue Lösung zu unseren Prozessen passt – nicht umgekehrt“, betont Linse. „Und genau das war bei wohnungshelden der Fall. Wir konnten unsere Abläufe weitgehend übernehmen und haben sie gemeinsam mit dem Team von wohnungshelden weiterentwickelt.“

Ein besonderer Mehrwert war die individuell konfigurierbare dreistufige Selbstauskunft. „Zuerst ein paar allgemeine Angaben, dann – bei engerer Auswahl – weitere Unterlagen inklusive Schufa-Zustimmung. Und am Ende holen wir alle Dokumente ein, die wir für den Vertragsabschluss brauchen. Das System unterstützt uns dabei perfekt – und das alles DSGVO-konform.“ Auch die Übergabe der finalen Daten an das ERP-System läuft reibungslos: „Sobald wir uns für eine Mieterin oder einen Mieter entschieden haben, übertragen wir die Daten direkt an Wodis Yuneo – ohne zusätzlichen Aufwand. Das funktioniert zuverlässig und spart uns auch hier wertvolle Zeit“, so Linse.

Damit bilden die beiden Lösungen heute den durchgängig digitalen Rahmen für die gesamte Vermietungsabwicklung. Der Wechsel zu wohnungshelden war für die KBG Bodenseekreis ein echter Schritt nach vorn – in eine digitale, transparente und zukunftsfähige Vermietung.