Wohnungsgenossenschaft Essen-Nord eG

Die Wohnungsgenossenschaft Essen-Nord eG ist eine traditions­reiche Genossen­schaft mit Sitz in Essen. Mit über 5.000 Mit­gliedern und einem Bestand von rund 3.800 Wohnungen bietet sie Menschen in Essen, Düsseldorf, Ratingen, Dortmund und Dülmen ein Zuhause. Ihr Leit­gedanke „Freude am Wohnen“ spiegelt sich in der Ver­bindung aus modernen Neu­bauten, komfortablen Alt­bauten und einem kunden­orientierten Service wider.

Der angespannte Wohnungs­markt stellt die Genossenschaft zunehmend vor die Auf­gabe, mit be­grenzten personellen und zeit­lichen Ressourcen eine hohe Zahl von Interessenten­anfragen zu be­wältigen. Gleich­zeitig gilt es, die Kommunikation nach außen zu professiona­lisieren und intern ein­heitliche Arbeits­weisen zu schaffen. Die bisherigen Prozesse basierten größten­teils auf manuellen Ab­läufen, bei denen Mit­arbeitende individuell Excel-Listen führten. Dies erschwerte es, Informationen schnell zu teilen, Ver­tretungen effizient zu organisieren und Interessenten­prozesse zentral zu steuern.

„Uns war bewusst, dass wir eine Lösung brauchten, die uns nicht nur in der Effizienz unter­stützt, sondern auch dabei hilft, unseren Mit­gliedern einen modernen Service zu bieten“, erklärt Stefanie Wißel, Kunden­betreuerin und Key-Userin von wohnungshelden.

Die Ein­führ­ung von wohnungshelden er­möglicht der Wohnungs­genossenschaft Essen-Nord eG eine deutliche Verein­fachung ihrer Vermietungs­abläufe. Zuvor mussten Objekt­informationen manuell in Excel-Listen über­tragen und Interessenten­anfragen telefonisch koordiniert werden – ein zeit­intensiver Prozess, der oft zu Mehr­aufwand führte. Mit wohnungshelden werden Daten nun direkt aus dem ERP-System in die Platt­form übertragen, und der gesamte Vermietungsprozess läuft zentral ab. Interessenten können ihre Gesuche selbstständig ver­walten, Besichtigungs­termine digital ab­stimmen und Rück­meldungen online geben.

Ein be­sonderes Augen­merk wurde bei der Ein­führung darauf ge­legt, alle Beteiligten – insbesondere ältere Mit­glieder – mit­zunehmen. Das Team der Genossenschaft telefonierte ge­zielt bestehende Interessenten­listen ab, um die Vor­teile der digitalen Lösung zu er­klären und die Menschen zur Registrier­ung ein­zuladen. Für jene, die keine digitale Affinität mit­brachten, wurden persönliche Termine in der Geschäftsstelle angeboten. Parallel informierte die Genossenschaft umfassend in ihrer Mitglieder­zeitschrift über die Neuerungen, um auch diejenigen zu er­reichen, die sich zunächst unsicher fühlten. Dieser Ansatz sorgte dafür, dass digitale Hürden ab­ge­baut, die Akzeptanz nach­haltig ge­stärkt und die digitale Gesuchskartei innerhalb von nur drei Monaten gut gefüllt war.

Durch die Digitalisier­ung der Vermietungs­prozesse kann die Wohnungs­genossenschaft erhebliche Effizienz­steiger­ungen er­zielen. Informationen sind jetzt jeder­zeit für alle Mitarbeitenden ver­fügbar, was die Zusammen­arbeit im Team ver­bessert. Die Automatisier­ung vieler Aufgaben – von der Daten­übertragung bis hin zur Kommunikation mit Interessenten – schafft zusätzlichen Frei­raum für andere Tätig­keiten.

Auch die Nach­haltig­keit spielt eine wichtige Rolle: Die papier­basierte Interessenten­ver­waltung gehört der Ver­gangen­heit an. Das Ergebnis ist nicht nur eine spür­bare Zeit­ersparnis, sondern auch eine deutliche Reduzierung des ökologischen Fuß­abdrucks. „Wir sparen nicht nur Zeit, sondern leisten auch einen Beitrag zur Schonung von Ressourcen – das ist ein Erfolg auf vielen Ebenen“, resümiert Stefanie Wißel.

Die Wohnungs­genossenschaft Essen-Nord eG hat mit der Ein­führ­ung von wohnungshelden ge­zeigt, wie digitale Transformation auch in einem traditionellen Umfeld gelingen kann. Der Erfolg basiert auf einem klar strukturierten Onboarding, einer engen Zusammen­arbeit im Team und einer ge­zielten An­sprache der Mitglieder.