Als Frances Winter ihre Tätig­keit bei der WBG Markkleeberg begann, war die Wohnungs­vergabe stark papier­basiert. Interessierte füllten ihre Anträge hand­schrift­lich aus, die Dokumente wurden ein­ge­scannt und ab­ge­legt. „Ich hatte rund 400 Anträge vor mir und musste jeden einzeln durch­sehen – ohne Filter, ohne Struktur. Das war enorm zeit­intensiv“, be­richtet sie. Auch die Exposés wurden manuell in Word er­stellt, Wohnungen konnten aus technischen Gründen nicht mehr auf der Website ver­öffent­licht werden, und alle Termine mussten telefonisch ab­ge­stimmt werden. Eine parallele An­sprache mehrerer Interessierter war kaum möglich.

Um den Prozess zu modernisieren, entschied sich das Team für wohnungshelden. Die Ein­führ­ung der digitalen Ver­mietungs­lösung wurde durch ein strukturiertes On­boarding be­gleitet. „Ich konnte jeder­zeit Fragen stellen, und auch über das Ticket­system be­komme ich schnell Unter­stütz­ung.“ Die digitale Ver­mietungs­lösung wurde zügig in den Arbeits­all­tag integriert – inklusive auto­ma­ti­sierter Wohnungs­übertra­gung, digitaler Gesuchs­erfass­ung und moderner Exposés.

Anfangs gab es jedoch auch Be­denken hin­sicht­lich einer digitalen Lösung – ins­be­son­dere mit Blick auf ältere Mieter­innen und Mieter. „Es gab die Sorge, dass der persön­liche Kontakt ver­loren geht. Aber das Gegen­teil war der Fall“, so Winter. Auch Interessierte ohne eigene E-Mail-Adresse nahmen die neue Vor­gehens­weise gut an. „Viele lassen sich helfen – durch Kinder, Enkel oder Nachbarn.“

Der Effekt: Schnellere Prozesse, höhere Reich­weite, bessere Über­sicht. Heute werden Wohnungen inner­halb weniger Minuten an passende Interessierte ver­schickt – früher dauerte dieser Schritt fast den ganzen Tag. Durch die Filter­funktionen lassen sich ge­zielt passende Personen aus­wählen. „Ich kann heute 30 Wohnungs­suchende mit einer passenden Drei­raum­wohnung erreichen – früher musste ich alle einzeln kontaktieren“, sagt Winter. Die Leer­stands­zeiten sind ge­sunken, trotz wachsender An­zahl freier Wohnungen.

Auch Interessierte reagieren positiv: „Viele sagen mir, wie reibungs­los alles ab­läuft – vom Angebot bis zur digitalen Selbst­auskunft. Das spart auch ihnen Zeit.“ Besonders ge­schätzt werden mehrere Termin­vorschläge zur Besichti­gung und die direkte Möglich­keit, Unter­lagen hoch­zu­laden. Frances Winter betont: „Die Kommunikation bleibt persönlich – nur eben auf zeit­gemäße Weise.“

wohnungshelden lässt sich einfach in den Arbeits­alltag integrieren. So werden Be­sichti­gungs­zeiten flexibel vergeben, Nachrichten­funktionen aktiv genutzt und Prozesse kontinuierlich weiter­entwickelt. Auch die Bedenken be­züglich der digitalen Erreich­bar­keit älterer Ziel­gruppen haben sich in der Praxis nicht be­stätigt. „Wichtig ist, dass wir als Unter­nehmen offen bleiben und Alternativen mit­denken.“

Ihr Fazit: „wohnungshelden hilft uns wirklich sehr – und war der richtige Schritt. Gerade für kleinere Unter­nehmen wie unseres zeigt sich: Es ist keine Frage der Größe, sondern der Bereit­schaft, sich weiter­zu­entwickeln.“