Wie Wohnfühl Immobilien mit Aareon und Vulcavo durchstartete
Dank der nahtlosen Integration von Vulcavo in Aareon Karthago konnte Wohnfühl Immobilien innerhalb eines Tages Eigentümerversammlungen rechtssicher digital abhalten – und spart seitdem erheblich Zeit. Die neue Lösung steigert die Teilnahmequote, reduziert manuellen Aufwand und überzeugt mit professionellem Auftritt.
Herausforderung: Hybrid, aber nicht halbgar
Als Covid die Präsenztermine unmöglich machte, suchte Juliane Wolff, Geschäftsführerin von Wohnfühl Immobilien in Leipzig, pragmatische Wege, Eigentümerversammlungen virtuell abzuhalten. Zwar ließ sich über improvisierte Zoom- oder Teams-Sitzungen irgendwie kommunizieren – doch effizient oder praktikabel war das nicht. Auch nach der Pandemie war klar: Der Bedarf bleibt, besonders in Eigentümergemeinschaften mit vielen Kapitalanlegern außerhalb Leipzigs.
Gleichzeitig war der technische Aufwand enorm: Ladungen, PowerPoint-Präsentationen und Protokolle wurden in drei verschiedenen Tools erstellt – mit viel Copy-Paste und wenig Freude. Datenschutz, rechtliche Anforderungen und der Wunsch nach Professionalität machten die Lösung übergangsweise tragbar, aber nicht zukunftsfähig.
Die Ausgangslage in Zahlen:
- 1.500 Wohneinheiten in Verwaltung
- >50 Eigentümerversammlungen jährlich, viele davon mit Teilnehmern aus ganz Deutschland
- 3 parallele Tools zur Erstellung der Versammlungsunterlagen
- Hoher Zeitaufwand, keine echte Automatisierung
Lösung: Integration auf Knopfdruck
Die Initialzündung kam über einen Newsletter des VDIV: Vulcavo, ein Tool speziell für digitale Eigentümerversammlungen. Das Timing passte perfekt – und Frau Wolff war überzeugt vom Leistungsumfang. Der Clou: Vulcavo ließ sich in die bestehende ERP-Landschaft mit Aareon Karthago integrieren.
Und das schneller als gedacht. Was folgte, war ein Paradebeispiel für erfolgreiche Zusammenarbeit: Innerhalb von 24 Stunden war die Schnittstelle produktiv, erste Daten flossen – und die nächste Versammlung konnte pünktlich vorbereitet werden. Die Projektteams von Aareon und Vulcavo arbeiteten Hand in Hand, auch abends, wenn nötig.
Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Wirkung
Seit der Einführung laufen 95 % aller Eigentümerversammlungen bei Wohnfühl Immobilien über Vulcavo – viele davon hybrid, mit Live-Teilnehmern vor Ort und zugeschalteten Eigentümern per Video. Das Setup funktioniert reibungslos – dank durchdachter Technik und einer intuitiven Benutzeroberfläche.
Was sich verändert hat:
- 3 Stunden Zeitersparnis pro Versammlung, da Präsentation und Protokoll automatisch generiert werden
- Höhere digitale Teilnahmequote, besonders bei Kapitalanlegern außerhalb Leipzigs
- Spürbare Entlastung im Büro: „Selbst die Skeptiker:innen im Team arbeiten inzwischen lieber mit Vulcavo“
- Professioneller Auftritt: Eigentümer:innen loben die einfache Handhabung und das klare Layout
- Webbasiertes System: Zugriff von überall, jederzeit
Und obwohl es noch kleinere Optimierungspotenziale gibt („Der 3-Sekunden-Countdown zwischen Tagesordnungspunkten nervt“), ist das Fazit eindeutig:
„Ich würde Vulcavo in Kombination mit Karthago jederzeit weiterempfehlen - das ist genau die Lösung, die wir gebraucht haben."
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