Dank der nahtlosen Integration von Vulcavo in Aareon Karthago konnte Wohnfühl Immobilien innerhalb eines Tages Eigentümerversammlungen rechtssicher digital abhalten – und spart seitdem erheblich Zeit. Die neue Lösung steigert die Teilnahmequote, reduziert manuellen Aufwand und überzeugt mit professionellem Auftritt.
Als Covid die Präsenztermine unmöglich machte, suchte Juliane Wolff, Geschäftsführerin von Wohnfühl Immobilien in Leipzig, pragmatische Wege, Eigentümerversammlungen virtuell abzuhalten. Zwar ließ sich über improvisierte Zoom- oder Teams-Sitzungen irgendwie kommunizieren – doch effizient oder praktikabel war das nicht. Auch nach der Pandemie war klar: Der Bedarf bleibt, besonders in Eigentümergemeinschaften mit vielen Kapitalanlegern außerhalb Leipzigs.
Gleichzeitig war der technische Aufwand enorm: Ladungen, PowerPoint-Präsentationen und Protokolle wurden in drei verschiedenen Tools erstellt – mit viel Copy-Paste und wenig Freude. Datenschutz, rechtliche Anforderungen und der Wunsch nach Professionalität machten die Lösung übergangsweise tragbar, aber nicht zukunftsfähig.
Die Ausgangslage in Zahlen:
Die Initialzündung kam über einen Newsletter des VDIV: Vulcavo, ein Tool speziell für digitale Eigentümerversammlungen. Das Timing passte perfekt – und Frau Wolff war überzeugt vom Leistungsumfang. Der Clou: Vulcavo ließ sich in die bestehende ERP-Landschaft mit Aareon Karthago integrieren.
Und das schneller als gedacht. Was folgte, war ein Paradebeispiel für erfolgreiche Zusammenarbeit: Innerhalb von 24 Stunden war die Schnittstelle produktiv, erste Daten flossen – und die nächste Versammlung konnte pünktlich vorbereitet werden. Die Projektteams von Aareon und Vulcavo arbeiteten Hand in Hand, auch abends, wenn nötig.
Seit der Einführung laufen 95 % aller Eigentümerversammlungen bei Wohnfühl Immobilien über Vulcavo – viele davon hybrid, mit Live-Teilnehmern vor Ort und zugeschalteten Eigentümern per Video. Das Setup funktioniert reibungslos – dank durchdachter Technik und einer intuitiven Benutzeroberfläche.
Was sich verändert hat:
Und obwohl es noch kleinere Optimierungspotenziale gibt („Der 3-Sekunden-Countdown zwischen Tagesordnungspunkten nervt“), ist das Fazit eindeutig:
„Ich würde Vulcavo in Kombination mit Karthago jederzeit weiterempfehlen - das ist genau die Lösung, die wir gebraucht haben."
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