Jennifer Mill

Head of Marketing

E-Rechnung leicht gemacht:
FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen im Rahmen unserer Webinarreihe "E-Rechnung leicht gemacht".

Lächelnde Dame mit Icon E-Rechnung

Allgemeines zur Nutzung des Aareon Rechnungsportals

Ist das Aareon Rechnungsportal ein extra Programm? Das Aareon Rechnungsportal ist eine eigenständige Lösung aus dem Ökosystem von Aareon.
Welche Voraussetzungen in Wodis Yuneo bzw. Wodis Sigma müssen gegeben sein, damit E-Rechnungen im System bearbeitet und/oder geprüft werden können? Um E-Rechnungen verarbeiten zu können, ist die Einrichtung des Aareon Rechnungsportals bzw. Mareon notwendig. Hierüber werden die Rechnungen empfangen und an Wodis übermittelt. Besondere Systemvoraussetzungen bestehen nicht. Zur Vereinfachung des Rechnungsbearbeitungsprozesses empfiehlt sich die Rechnungsprüfung via Prüfwürfel und Aktivitätenmanagement. Weiterhin empfiehlt sich der Einsatz des Aareon Archiv kompakt.
Können wir das Aareon Rechnungsportal auch für Wodis Sigma einführen? Ja, das Aareon Rechnungsportal kann für Wodis Sigma und Wodis Yuneo eingeführt werden. Nach Übertrag von Rechnungsdaten in das ERP-System sind die Prozesse in beiden Systemen vergleichbar.
Was mache ich, wenn ich Wodis Sigma habe und auf Wodis Yuneo wechsle? Wenn Sie bereits das Aareon Rechnungsportal oder Mareon nutzen, wird dies im Rahmen des Yuneo-Umstiegsprojektes berücksichtigt und entsprechend mit umgestellt. Eine Einführung vor dem Wodis Yuneo-Umstieg ist daher kein Problem. 
Muss für den Empfang von E-Rechnungen der elektronische Rechnungsdurchlauf komplett eingeführt werden oder geht das auch (vorerst) anders? Es besteht keine Notwendigkeit, den elektronischen Rechnungsdurchlauf im Rahmen der Einführung von E-Rechnungen anzupassen. Es können die gleichen Verfahren genutzt werden wie bei der manuellen Eingabe im Rechnungseingangsbuch.
Wir bezahlen verschiedene Rechnungen außerhalb von Wodis Sigma. Lässt sich das Rechnungsportal auch zum Sammeln extern verarbeiteter Rechnungen nutzen, ohne sie über Sigma weiter zu verarbeiten? Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen über das Aareon Rechnungsportal zu verarbeiten und an Drittsysteme weiterzureichen, innerhalb welcher die Rechnungsprüfung und Fakturierung durchgeführt wird. Gerne können Sie hierzu Kontakt zu uns aufnehmen.
Wie sieht die Lösung für SAP Blue Eagle aus? Mit dem Aareon Rechnungsportal können Rechnungen empfangen werden. Zur weiteren Verarbeitung der Rechnung werden die Rechnungsdaten automatisch an das Rechnungseingangsbuch in SAP Blue Eagle weitergeleitet und das Rechnungsdokument archiviert. Von hier aus können Sie Ihren bekannten Rechnungsbearbeitungsprozess durchführen.
Funktionieren die Lösungen auch bei Inhouse-Kunden? Das Aareon Rechnungsportal und Mareon können auch bei Inhouse-Kunden eingesetzt werden.
In welchem Land stehen die Server für die Speicherung der Rechnungen? Die Server stehen in unseren eigenen Rechenzentren, welche sich in Mainz und Wiesbaden befinden.
Kann der digitale Rechnungsdurchlauf auch an ein externes Archiv, wie z.B. XSuite oder Sapirion angebunden werden? Grundsätzlich ist eine Anbindung externer Archive möglich. Gerne können Sie hierzu Kontakt zu uns aufnehmen.

Preismodell

Ist das Rechnungsportal als Modul verpflichtend zu nutzen? Wir haben dies bisher nicht im Einsatz. Entstehen hier zusätzliche Kosten?

Um E-Rechnungen empfangen zu können, ist der Einsatz des Aareon Rechnungsportals als Modul unseres Ökosystems erforderlich. Bezüglich der Preise bzw. für ein individuelles Angebot kontaktieren Sie bitte Ihren Vertriebs-Ansprechpartner.

Preismodell

Welches Preismodell hat das Aareon Rechnungsportal? Das Aareon Rechnungsportal basiert auf einem Stückpreismodell. Eine laufende Gebühr gibt es nicht. Nehmen Sie Kontakt zu unserem Vertrieb auf, um ein konkretes Angebot zu erhalten.
Sind die Funktionen der Verarbeitung von E-Rechnungen (insb. ZUGFeRD) im Wodis Standardpaket inkludiert oder muss die Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnungen separat lizenziert werden? Zum Empfang von elektronischen Rechnungen ist der kostenpflichtige Einsatz des Aareon Rechnungsportals notwendig. Dieses bildet die Basis zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. In Wodis selbst werden auch die Rechnungsinformationen aus elektronischen Rechnungen, wie ZUGFeRD, im Rechnungseingangsbuch erfasst. Darauf basierend greifen die Ihnen bekannten weiteren Prozesse zur Rechnungsverarbeitung.

Einführungsprojekt

Wie viel Zeit muss eingeplant werden, um den Rechnungsdurchlauf neu einzuführen und wie lange bräuchten wir für die "Schmal-Spur-Version" also nur E-Rechnung ohne elektronischen Durchlauf? Zur Erfüllung der Anforderungen des Wachstumschancengesetzes bieten wir ein standardisiertes Einführungsprojekt an. Der Aufwand liegt zwischen 4-7 Tagen. Die Dauer von Vertragsunterzeichnung bis Produktivsetzung schätzen wir auf ca. 2-3 Monate. Bei kundenspezifischen Erweiterungen erfolgt eine Abrechnung nach Aufwand. Nehmen Sie hierzu Kontakt zu ihrem Vertriebs-Ansprechpartner auf.

Elektronische Rechnungen

Sind XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen strukturierte Dateien, die z.B. per E-Mail übertragen werden können? Laut Definition sind XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen E-Rechnungen, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Diese Formate können per E-Mail gesendet werden.
Was unterscheidet ZUGFeRD-Rechnung und XRechnung? ZUGFeRD-Rechnungen verbinden strukturierte Daten mit einer PDF-Datei.
XRechnungen beinhalten meistens nur strukturierte Daten. Über das Rechnungsportal wird für die XRechnung ein Dokument erstellt, das die Daten in lesbarer Form darstellt.
Wir nutzen bereits das Aareon Rechnungsportal, Mareon und Capture. Müssen die E-Rechnungen separat eingerichtet werden? Im Aareon Rechnungsportal sollte geprüft werden, ob eine Freischaltung für ZUGFeRD- und XRechnungen eingerichtet ist. Sollen komplexe Rechnungen, wie z.B. von einem Energieversorger empfangen werden, empfiehlt sich die Anbindung über ein Einführungsprojekt.
Müssen E-Rechnungen auch ab dem 01.01.2025 versendet werden können oder kann man die Zustimmung des Empfängers für andere Formate voraussetzen? Der Rechnungssteller entscheidet in Abhängigkeit der Regelungen des Wachstumschancengesetztes und der darin aufgeführten Übergangsregelung, ab wann er E-Rechnungen sendet. Elektronische Rechnungen werden als ausgehende Rechnungen erst ab 2027 gefordert. Bis dahin muss eine Papierrechnung akzeptiert werden. Wir gehen davon aus, dass auch PDF-Rechnungen weiterhin nicht abgelehnt werden.
Werden für E-Rechnungen im ERP-System ein separater Belegnummernkreis angelegt wie MAR für Mareon und RE für Rechnungen? Ja, für alle Rechnungen, die über das Aareon Rechnungsportal einlaufen, wird ein eigener Belegnummernkreis vergeben.
Dürfen ab 2028 keine Rechnungen mehr als PDF versendet und angenommen werden, unabhängig von der vorhandenen Funktionalität des Portals? Ja, die derzeitigen Regelungen sehen vor, dass ab 01.01.2028 nur noch elektronische Rechnungen und keine sonstigen Rechnungen, wie einfache PDFs, gesendet werden dürfen.
Unterstützt das Aareon Rechnungsportal verschiedene elektronische Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL)? Das Aareon Rechnungsportal unterstützt die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Dies sind die elektronischen Formate, die in Deutschland am weitesten verbreitet sind. PEPPOL ist aktuell eher im europäischen Umfeld relevant. Wir sind hier zurzeit in der Analyse.

Capture

Gibt es Capture jetzt schon? Capture ist seit mehreren Jahren eine bewährte Funktionalität des Aareon Rechnungsportals. 
Werden bei Capture die Rechnungen direkt an die eingerichtete E-Mail-Adresse geschickt und dann gleich verarbeitet? Es ist möglich, dass die Rechnungssteller die Rechnungen direkt an die im Aareon Rechnungsportal eingerichtete E-Mail-Adresse senden. Eingehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet. Als Alternative können die Rechnung auch per Upload in das Aareon Rechnungsportal importiert werden.
Wenn die Rechnungen über Capture ausgelesen werden, wird die Rechnung dann immer mit 19 % USt erfasst? Im Umfeld der Vorsteuerthematik werden Rechnungen teilweise mit 0% erfasst. Es kann im Portal eingestellt werden, ob eine Brutto- oder Netto-Übertragung erfolgt. Dies bedingt ergänzende Eintragungen in Wodis. 
Wie hoch ist die aktuelle Fehlerquote beim Capture-Verfahren? Beim Auslesen der Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz, sprich den Feldern, die für eine automatisierte Rechnungseingabe /-prüfung und -freigabe notwendig sind, ist die Fehlerquote sehr niedrig.
Beim Auslesen spezifischerer Daten (z.B. Auftragsnummer, Informationen nach § 35a…) kann die Fehlerquote höher liegen.
Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.
Lässt sich beim Capture-Verfahren manuell eingreifen, damit die wichtigen Daten den entsprechenden Feldern ordnungsgemäß zugeordnet werden können, oder muss man sich auf KI verlassen? Im Rechnungsportal hat man die Möglichkeit der Nachbearbeitung. Nachbearbeitete Felder können angelernt werden, sodass dies bei nachfolgenden Rechnungen des Rechnungsstellers berücksichtigt wird. Ist die Rechnung bereits automatisch in Wodis Yuneo übertragen und angelegt worden, können auch hier Anpassungen durchgeführt werden.
Kann Capture zusammen mit Mareon und dem Aareon Rechnungsportal verwendet werden? Ja, die beiden Lösungen können zusammen verwendet werden. Capture ist ein Modul im Aareon Rechnungsportal.

Komplexe Rechnungen

Über welche Säule des Rechnungsportals laufen dann Versorgerrechnungen, die wir in Wodis Sigma über das BK01-Verfahren verarbeiten? Die Versorgerrechnungen laufen über die Verarbeitung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder ARS-Standardformat. Bei der Übergabe nach Wodis wird ein entsprechender Versorgervertrag adressiert.
Beispiel Versorgerrechnung: Wie bzw. an welcher Stelle reichert man den XML-Datensatz einer E-Rechnung mit den für das Wohnungsunternehmen notwendigen Angaben zur Vorverteilung (FiBu-Konto, Liegenschaft etc.) an? Der Versorger gibt in seinen Rechnungen die virtuelle Kontonummer (BK01-Nummer) mit. Hierüber erfolgt die Zuordnung auf das entsprechende FiBu-Konto. Eine konkrete Abstimmung erfolgt im Rahmen eines Einführungsprojektes mit dem Versorger.
Müssen wir ab 2025 die Versorgerrechnungen als E-Rechnungen annehmen können? Es ist erforderlich, elektronische Rechnungen annehmen zu können, welche die kaufmännischen/ buchhalterischen Grundanforderungen erfüllen. Dies betrifft unter anderem den Leistungszeitraum, Kreditordaten und Rechnungssumme. Wird ein höherer Automatisierungsgrad, zum Beispiel durch Verarbeitung von Abschlägen, gewünscht bleiben weiterhin Abstimmungen notwendig.
Wie läuft das bei Baumaßnahmen, wenn vor der Prüfung im Unternehmen ein Architekt bzw. Fachingenieur vorgeschaltet ist und diese die Rechnungen freigeben müssen, bevor die Bearbeitung beim Wohnungsunternehmen erfolgt? Elektronische Rechnungen zu Baumaßnahmen sind von der elektronischen Struktur einfach, aber von der Prüfung mit die komplexesten Rechnungen. Die Prüfung erfordert meistens die Einbindung von Architekten oder Fachingenieuren. Sind dies Externe ist eine Freischaltung auf das ERP-System notwendig. Über die Notizfunktion können Prüfvermerke zur Rechnung in der PDF-Datei hinzugefügt werden. Diese unterstützen bei der Freigabe.
Um schnellstmöglich den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes gerecht zu werden, empfehlen wir den Beginn mit einfachen Rechnungen und die sukzessive Erweiterung auf komplexere Rechnungstypen, wie Versorgerrechnungen oder Rechnungen von Baumaßnahmen. 

Adressierung verschiedener Mandanten

Ist zum Empfang von Rechnungen eine E-Mail-Adresse pro Mandant oder eine individuelle E-Mail-Adresse pro Kreditor notwendig und kann zwischen Eigenbestand und Fremdbestand unterschieden werden? Für den Empfang von Rechnungen wird immer eine Mailadresse pro Mandant eingerichtet. Über diese können sowohl Capture-Rechnungen als auch E-Rechnungen empfangen werden. Stand heute gibt es funktionale Unterscheidungen und einen unterschiedlichen Automatisierungsgrad zwischen der Finanzbuchhaltung (Eigenbestand) und der Eigentümerbuchhaltung (Fremdbestand) in Wodis. Wir analysieren gerade weitere Möglichkeiten für einen Ausbau der Automatisierung.
Wie sieht die E-Mail-Adresse für die Rechnungen aus? Ist dies eine Aareon Domain oder die Domain des Mandanten, worüber auch andere E-Mail-Adressen laufen? Die E-Mail-Adressen sind Aareon-E-Mail-Domains. Existiert eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse kann durch Sie eine automatische Weiterleitung an die Aareon E-Mail-Adresse eingestellt werden (Außenwirkung). Eine automatische Weiterleitung der Rechnungen sollte vorab mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Woher weiß die Schnittstelle, ob sie die eingegangene Rechnung im Mandant GmbH, Fremdverwaltung oder WEG im Rechnungseingangsbuch zu erfassen hat? Werden Rechnungen per Mail an das Aareon Rechnungsportal übermittelt, findet die Zuordnung zum Mandanten über die mandantenspezifische Mailadresse statt.
Findet eine Übermittlung per Schnittstelle statt, kann die Zuordnung über die mitgegebene Kontierung oder BK01-Nummer erfolgen. Sind beide Informationen nicht vorhanden kann über ein Mapping mit Liegenschaftsnummer und Leistungsart-ID eine Kontierung und Zuordnung erfolgen.

Rechnungsempfang per Mail

Gibt es eine "Fehlermeldung“, wenn eine Rechnung per E-Mail-Import nicht verarbeitet werden konnte? Wie ist sichergestellt, dass alle Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, auch im Rechnungsportal zur Verfügung stehen? Bei einem fehlerhaften Mailverarbeitung wird automatisch eine E-Mail an den im Rechnungsportal hinterlegten Ansprechpartner gesendet. Eine fehlerhafte Mailverarbeitung liegt vor, wenn beispielsweise der Virenscanner anschlägt, der Kreditor nicht valide ist oder die Rechnungsnummer doppelt erkannt wurde. Ist eine Rechnung nachzubearbeiten (Capture-Verfahren), wird ebenfalls automatisch eine E-Mail versendet.
Was passiert mit der E-Mail, wenn der Rechnungsersteller die Nachricht an die falsche Adresse sendet? Solange die Rechnung aus dem Aareon Rechnungsportal noch nicht nach Wodis weitergeleitet wurde, kann die Mandantenzugehörigkeit im Portal geändert werden. Ist die Rechnung bereits im falschen Mandanten in Wodis angelegt, muss die Rechnung in Wodis storniert werden und danach im Aareon Rechnungsportal die Mandantenzugehörigkeit geändert werden. 

1. Falscher Adressat auf der Rechnung:
Der Rechnungssteller ist zu informieren, dass diese die Rechnung korrigiert und neu an die richtige E-Mail-Adresse gesendet werden muss.

2. Richtiger Adressat auf der Rechnung, aber falsche E-Mail-Adresse:
Die Rechnung muss in Wodis storniert und im Aareon Rechnungsportal nachbearbeitet werden. Der Rechnungssteller sollte informiert werden, dass dieser die Rechnung zukünftig an die richtige E-Mail-Adresse sendet.     
Können E-Mails mit mehreren PDF-Rechnungen von Handwerkern über das Capture-Verfahren verarbeitet werden, oder muss hier eine 1:1 Zuordnung erfolgen? Es können mehrerer Rechnungen aus einer Mail verarbeitet werden. Die verschickte Mail darf nur Rechnungen zu einem Mandanten enthalten.
Können pro Mandanten mehrere E-Mail-Adressen angelegt werden, um die Eingangsrechnungen verschiedenen Mitarbeitern bzw. Teams als Aktivität zuordnen zu können? Für dem Empfang von Rechnungen wird jedem Mandanten eine E-Mail-Adresse zugewiesen. Sie können im ERP-System den Prüfwürfel und das Aktivitätenmanagement nutzen, um Rechnungen in Abhängigkeit bestimmter Paramater verschiedenen Mitarbeitern zuzuordnen.

Rechnungsausgang

Ab wann ist es möglich Ausgangsrechnungen zu erstellen und zu versenden? Laut Wachstumschancengesetz besteht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz größer 800.000 EUR (Vorjahresumsatz) ab dem 01.01.2027 im B2B Bereich die Pflicht E-Rechnungen zu senden. Für alle anderen Unternehmen gilt diese Pflicht ab dem 01.01.2028.  Bezüglich der Realisierung des Versands elektronischer Rechnungen befinden wir uns derzeit in der Analyse. Folgende Themenbereiche erachten wir als relevant: Betriebskostenabrechnungen oder weitere Rechnungen für Gewerbekunden, Rechnungen für Verwaltergebühren und weitere Rechnungen aus dem debitorischen Bereich. Sobald wir die Analyse abgeschlossen haben, informieren wir Sie.
Sie hatten relativ am Anfang gesagt, dass PDFs bis Ende 2027 versendet werden dürfen. Ich nehme an, dass Sie damit die Unternehmen meinten, welche bis dahin keine E-Rechnung stellen müssen? Laut Wachstumschancengesetz besteht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz größer 800.000 EUR (Vorjahresumsatz) ab dem 01.01.2027 im B2B Bereich die Pflicht E-Rechnungen zu senden. Für alle anderen Unternehmen gilt diese Pflicht ab dem 01.01.2028. Nach Abstimmung mit dem Rechnungsempfänger dürfen in Abhängigkeit des Gesamtumsatzes bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 weiterhin PDFs gesendet werden.

Fehlerhafte Rechnungen

Was passiert mit Rechnungen, die bei der Rechnungsprüfung im Prüfungsprozess storniert und zurückgewiesen werden, werden diese im Archiv als Storno gemerkt? Fehlerhafte Rechnungen werden in Wodis storniert/gelöscht. Eine Rechnung im Archiv wird nicht storniert, aber weiterhin dem richtigen Vorgang in Wodis zugeordnet. 
Was passiert mit der Information vom Handwerker, dass z.B. die Bankverbindung geändert wird? Es gibt hier offenbar schon die ersten Betrugsfälle bei Rechnungen per E-Mail. Stimmt die IBAN der Rechnung nicht mit der bekannte IBAN des Kreditors in Wodis bzw. dem Aareon Rechnungsportal überein, so stoppt der Prozess. Es ist dann eine manuelle Prüfung/ Nachbearbeitung erforderlich.
Was passiert, wenn es den Kontakt des Rechnungsstellers noch nicht gibt. Oder der Kreditor noch nicht vorhanden ist? Der neue Kreditor kann ergänzend zu Wodis direkt auf dem Rechnungsportal angelegt werden. Alternativ kann der Kreditor in Wodis angelegt werden und mittels Export/ Import dem Aareon Rechnungsportal übertragen werden.
Erkennt das Aareon Rechnungsportal Dubletten von Rechnungen? Doppelt gestellte Rechnungen werden vom Rechnungsportal abgelehnt und der Rechnungssteller wird informiert.
Findet eine Überprüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Formatkonformität (z.B. ZUGFeRD / XRechnung) der Rechnungen statt? Das Aareon Rechnungsportal erkennt, wenn eine elektronische Rechnung syntaktisch inkorrekt, sowie unvollständig, oder fehlerhaft ist. Es wird überprüft, ob alle gem. §14 Abs 4 UstG geforderten Mindestangaben in der Rechnung angegeben sind, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Beträge und Rechnungsnummer. Zusätzlich wird über die IBAN, die Umsatzsteuer-ID oder den Gemeindeschlüssel eine Zuordnung zum Kreditor geprüft. Ergänzend erfolgt eine Prüfung auf Richtigkeit der Auftragsnummer. Ist eine Rechnung syntaktisch fehlerhaft, wird diese an den Rechnungssteller zurückgeschickt.

Prüfwürfel

Systematik des Prüfwürfels: Nach welchen Aspekten richten sich die Parameter? Die Nutzung des Prüfwürfels bietet Ihnen die Möglichkeit Rechnungen in Abhängigkeit bestimmter Paramater automatisch zur Buchung freizugeben und den digitalen Rechnungsdurchlauf zu automatisieren. Die Einstellungsmöglichkeiten sind vielfältig. Unter anderem ist es möglich, Rechnungen bestimmter Lieferanten und Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag automatisch freizugeben oder einen Mechanismus einzurichten, der unter bestimmten Parametern nur jede x-te Rechnung zur manuellen Prüfung ausgibt. Für weitere Details sprechen Sie Ihren Vertriebs- oder Consulting- Ansprechpartner an.
Welche Aktivität würde angehängt werden, wenn der Zufalls-Prüfwürfel nicht genutzt wird? Wer bestimmt das? Ein automatisches Anhängen einer Aktivität ist nur bei Verwendung des Prüfwürfels möglich. Das manuelle Anhängen einer Aktivität an eine Eingangsrechnung ist darüber hinaus auch möglich.

Archiv

Wir haben derzeit kein Archiv, ist das Aareon Rechnungsportal unter Wodis Sigma einführbar? Wir empfehlen die Verwendung des Aareon Archiv kompakt, da damit die Rechnung automatisiert archiviert wird.
Prinzipiell werden jedoch alle empfangenen Rechnungen auch im Rechnungsportal archiviert und können darüber ebenfalls eingesehen werden. Eine Verknüpfung zum Datensatz im Rechnungseingangsbuch in Wodis besteht jedoch nicht. Das Anbinden anderer Archive muss individuell geprüft werden. 
Kann man die archivierten Rechnungen pro WIE pro Jahr an externe Nutzer (Verwaltungsbeiräte) herausgeben / verlinken? Sofern die Rechnung mit dem Index Wirtschaftseinheit archiviert ist, können die Rechnungen pro Geschäftsjahr und WI in der Archivrecherche selektiert und exportiert werden.  
Wie erfolgt die langfristige, gesetzeskonforme Speicherung von Rechnungen im Archiv? Ist eine automatische Lösung möglich? Nach Empfang der Rechnung wird die Rechnung sofort revisionssicher im Aareon Rechnungsportal archiviert. Die Speicherdauer für Rechnungen (Daten und Dokumente) auf dem Portal während der Vertragslaufzeit entspricht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege von 10 Jahren (gemäß § 147 AO) plus 1 Jahr für etwaige Klärungen. Anschließend werden diese Daten gelöscht. Zusätzlich erfolgt bei Einsatz des Aareon Archiv kompakt auch hier eine automatische, frühzeitige Archivierung. Für das Aareon Archiv kompakt gibt es Löschkonzepte im Adminbereich.
Wie funktioniert die Verwaltung und der Abruf von archivierten Rechnungen? Die Rechnungen können direkt im Rechnungseingangsbuch in Wodis aufgerufen werden. Zudem kann über die Rechnungsnummer eine Rechnung im Aareon Archiv kompakt aufgerufen werden. Es ist auch möglich direkt über die Volltextrecherche im Aareon Archiv kompakt nach der Rechnung zu suchen.
Im Rechnungsportal können Sie Rechnungen anhand verschiedener Parameter, wie Datum oder Rechnungssteller abrufen.

Weitere fachliche Fragen

Wir nutzen Wodis Sigma und haben keine Aufgaben / Aktivitäten. Wenn das Rechnungsportal implementiert ist, haben wir dann auch die Aktivitäten? Das Aktivitätenmanagement ist ein Modul in Wodis Sigma und bedarf einer zusätzlichen Einrichtung im Rahmen eines Projektes.
Kann in der Rechnungsverarbeitung noch händisch eine Vorverteilung erfolgen; z.B. für Abfallrechnungen? Ja, der Prozess ist identisch wie bei der manuellen Bearbeitung einer Rechnung.
Was passiert mit Anlagen zu den Rechnungen? (z.B. Auftragsinformationen vom Ausführenden oder Bilder?) Bei Einsatz des Aareon Rechnungsportals sollte die Anlage Bestandteil des PDFs, oder der elektronischen Rechnung sein. Hiermit wird diese automatisch archiviert und steht im Verbund mit der Rechnung zur Verfügung.
Unter Verwendung von Mareon werden die auftragsbezogenen Rechnungen inkl. Anlagen übermittelt und automatisch archiviert. Die Rechnungsanlagen z.B. Onlinestundenzettel werden automatisch der auf Mareon erstellten Rechnung zugeordnet. 
Kann man verschiedene Aktivitäten definieren, die bei der automatischen Eröffnung ausgewählt werden (z.B. unterschiedliche Herkunft)? Die automatischen Aktivitäten (kaufm. und techn. Prüfung), die systemisch erstellt werden, sind jeweils gleich. Man kann jedoch in den jeweiligen Prüfwürfeln unterschiedliche Prüfkriterien einrichten, z.B. nach Herkunft. Hierüber sind individuelle Ausprägungen möglich, hier ist abzuwägen diese nicht zu komplex zu gestalten. Manuell unterschiedliche Aktivitäten sind beliebig einrichtbar. 
Erfolgt die Zurechnung zu einem Wirtschaftsjahr automatisch? Und kann man diese Zuordnung manuell anpassen? Gibt der Rechnungssteller das Leistungsdatum auf der Rechnung mit, kann diese ausgelesen werden und zur automatischen Zuordnung der Rechnung zum passenden Wirtschaftsjahr genutzt werden. Eine manuelle Anpassung des Leistungsdatums kann in Wodis erfolgen. Hierdurch kann die Rechnung dem richtigen Wirtschaftsjahr zugeordnet werden. Voraussetzung ist, dass das Geschäftsjahr noch offen ist und die gesetzlichen Fristen eingehalten werden.
Wird der Rechnungsbegleitzettel wie bei den Papierrechnungen ebenfalls erzeugt und archiviert, oder wird dieser bei E-Rechnungen vernachlässigt? Sämtliche Prüfvermerke können bei der digitalen Rechnungsprüfung in einer Aktivität hinterlegt werden. Diese Aktivität ersetzen den Rechnungsbegleitzettel. 
Wie unterscheidet Wodis Sigma, ob die Rechnungen vom Wohnungsunternehmen bezahlt werden müssen oder ggf. Einzugsermächtigungen bestehen? Der Rechnungssteller kann ein Kennzeichen mitgeben, ob eine Einzugsermächtigung besteht. Dieses wird an Wodis weitergegeben. Ein weiteres wichtiges Element sind die Versorgerverträge, teils über BK01. Andernfalls gelten die Zahlungsbedingungen, die in Wodis zu den Kreditoren hinterlegt wurden.
Wie funktioniert das Buchen und Vorverteilen von Beko-Rechnungen oder Abgaben-Bescheiden? Für eine automatisierte Verarbeitung müssen die elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder X-Rechnung) eine Info zu einem Versorgervertrag beinhalten oder eine Mapping-Möglichkeit bieten. Damit können die Daten an Wodis übergeben werden und es greifen die entsprechenden Funktionalitäten.
Gibt es Auswertungsmöglichkeiten und Dashboards zum Rechnungsdurchlauf (z.B. offene Posten, Zahlungsstatus)? In Wodis Sigma und Yuneo stehen Auswertungen zu Rechnungen und offenen Posten zur Verfügung. Zusätzlich ist in Wodis Yuneo über das Modul Yuneo BI die Analyse von Kennzahlen sowie weiteren kaufmännischen und fachlichen Daten über Dashboards möglich. Hier können sie auch eine Rechnungs- und Kreditorenanalyse durchführen.
Datenschutz: Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards (z.B. DSGVO). Aareon hält grundsätzlich die DSGVO für alle angebotenen Produkte ein.
Das Aareon Rechnungsportal verarbeitet nur eingeschränkt personenbezogene Daten. Hierzu schließt der Kunde einen Vertrag mit Zustimmung zur Auftragsdatenverarbeitung mit Aareon ab.
Ohne Mareon - welche Daten einer Handwerkerrechnung werden automatisch in das Rechnungseingangsbuch übertragen und welche müssen wir manuell im Rechnungseingangsbuch ergänzen? Grundsätzlich ist das automatische Erfassen aller Daten einer Handwerkerrechnung im Rechnungseingangsbuch möglich. Rechnungsdaten, die über einen Standard hinaus gehen, wie Informationen zu § 35a EstG, müssen im Einführungsprojekt in Abstimmung mit dem Kreditor eingerichtet werden, um sie automatisiert ins Rechnungseingangsbuch übertragen zu können.
Werden auch Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen mit Zuordnung zu dem einen Auftrag verarbeitet? Das Aareon Rechnungsportal unterscheidet diesbezüglich zwischen Rechnungen und Schlussrechnungen. Ist in einer Rechnung eine Auftragsnummer enthalten, wird in Wodis hieraus eine Teilschlussrechnung. Mit der Erfassung einer Schlussrechnung erhält der Gesamtauftrag in Wodis automatisch den Status "Erledigt". Die Erfassung einer Schlussrechnung betrifft alle zum gleichen Auftrag erfassten und noch nicht zugeordneten Abschlagsrechnungen und Teilschlussrechnungen. Diese werden automatisch zur Schlussrechnung zugeordnet und verrechnet.
Wie ist mit internen Verrechnungen zwischen Tochtergesellschaften und Beteiligungen umzugehen? Im Bereich der Organschaften gelten die gleichen Bestimmungen, wie ohne die Nutzung des Aareon Rechnungsportals.
Gibt es für SAP Blue Eagle denn dann auch einen digitalen Zahllauf, der gecapturte Rechnungen automatisiert verarbeitet, wie z.B. die automatische rechnerische Prüfung? In SAP Blue Eagle lassen sich Workflows aufsetzen, die eine automatische Rechnungsprüfung in Abhängigkeit bestimmter Parameter ermöglichen. Wir empfehlen Ihnen hierzu Ihren zuständigen Berater anzusprechen.
In welchem Format erfolgt die monatliche Rechnungslegung von Aareon ab 01.01.2025? Als Nutzer des Aareon Rechnungsportals können Sie die monatlichen Rechnungen von Aareon digital empfangen und verarbeiten.
Bis Ende 2027 ist es laut Wachstumschancengesetz auch möglich Rechnungen weiterhin im Papierformat und, Ihre Zustimmung vorausgesetzt, in anderen elektronischen Formaten, wie PDF, zu versenden.
Wie funktioniert die Verknüpfung zum Zahlungsvorgang? Nach Rechnungsprüfung kann in Wodis aus dem Fenster zur Rechnungsbearbeitung der Zahlungsvorgang initiiert werden.
Wird bei der Rechnungserfassung (Capture oder E-Rechnung) automatisch der komplette erste Reiter im Wodis Sigma Rechnungseingang erfasst? Woran erkennt das System, ob eine USt-Kennung anzugeben ist oder mehrere Rechnungspositionen? Der erste Reiter umfasst die Pflichtangaben einer Rechnung. Diese werden erfasst und automatisch ins Rechnungseingangsbuch übertragen. Hierzu zählt auch die USt-ID.
Rechnungspositionen können erfasst werden. Für das Auslesen von Rechnungspositionen mit Capture kann ein kostenpflichtiges Anlernen pro Kreditor notwendig werden.
Kann die abgeschlossene E-Rechnung auch über ein Sachkonto geöffnet werden? Sie haben die Möglichkeit innerhalb des Sachkontos archivierte Dokumente zu verknüpfen und zu öffnen.
Welche Möglichkeiten zur Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Transaktionen habe ich? Die Änderungshistorie zur Nacherfassung bei Rechnungen können im Aareon Rechnungsportal für 10 Jahre nachvollzogen werden.
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