Der Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Kostenlose Checkliste zur Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung!

In der heutigen Immobilienbranche wird die Effizienz und Genauigkeit in der Rechnungsbearbeitung zunehmend durch digitale Lösungen optimiert. Dass dies der neue Standard ist zeigt auch das kürzlich verabschiedete Wachstumschancengesetz, in welchem u.a. die Einführungspflicht der E-Rechnung beschlossen wurden. Die Einführung solcher digitaler Prozesse revolutioniert nicht nur die Arbeitsabläufe in Immobilienunternehmen, sondern verbessert auch die Transparenz, Geschwindigkeit und Kostenkontrolle. Die digitale Rechnungsbearbeitung stellt eine wegweisende Entwicklung dar, die nicht nur die Verwaltungsaufgaben erleichtert, sondern auch die strategische Ausrichtung von Immobilienunternehmen unterstützt, Arbeitspotential steigern und bestenfalls sogar zur Gewinnsteigerung beitragen kann. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Vorteilen und der Bedeutung der digitalen Rechnungsbearbeitung, geben Ihnen Tipps zur Einführung einer solchen und blicken auf die Besonderheiten der Immobilienbranche bei diesem Thema.

Die Herausforderungen der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Rechnungsverarbeitung stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, die nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beeinträchtigen können. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt sind Unternehmen darauf angewiesen, ihre Prozesse zu optimieren und innovative Technologien zu nutzen. Die manuelle Rechnungsverarbeitung steht diesem Ziel oft im Weg. 

Eines der zentralen Probleme ist die Fehleranfälligkeit. Menschliche Fehler, sei es bei der Dateneingabe, der Zuordnung von Kostenstellen oder der Überprüfung von Rechnungsinhalten, können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Fehlerhafte Buchführung und falsche Zahlungen können nicht nur das Budget belasten, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erschüttern. Personellen Ressourcen die für die manuelle Datenerfassung, Überprüfung und Zuordnung von Rechnungen erforderlich sind, führen zudem zu erheblichen Kosten für Unternehmen. Ein weiterer Kostenfaktor ist der Bedarf an physischem Speicherplatz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten. Die Archivierung und Verwaltung von Papierrechnungen erfordert nicht nur viel Platz, sondern kann auch zusätzliche Kosten für die Sicherheit und den Zugriff auf diese Dokumente verursachen.

Ein weiterer Punkt, der gegen die manuelle Rechnungsbearbeitung spricht, ist die langsame Bearbeitung von Rechnungen. Manuelle Prozesse erfordern mehr Zeit und Ressourcen, was zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung führen kann. Dies kann zu verspäteten Zahlungen und daraus resultierender Unzufriedenheit bei Lieferanten führen bis hin zu finanziellen Sanktionen.

Die Rechnungsbearbeitung muss auch aus dem Blickwinkel der Sicherheit beleuchtet und in den Fokus gerückt werden. Manuelle Rechnungsverarbeitung birgt ein höheres Risiko für Datenschutzverletzungen und Betrug. Um diesen Gefahren entgegenzuwirken und die Zukunftsfähigkeit zu sichern, ist es für Unternehmen entscheidend, in moderne Technologien zu investieren. Automatisierte Systeme können fortschrittliche Sicherheitsmechanismen implementieren, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. 

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die Implementierung von automatisierten Rechnungsverarbeitungssystemen kann nicht nur die Genauigkeit und Geschwindigkeit verbessern, sondern auch die Gesamteffizienz steigern. Der Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen ermöglicht es Immobilienunternehmen, ihre Finanzprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Fehlerquote zu minimieren. Unsere heutige Welt ist von Wandel und Unsicherheit aber auch von Innovation geprägt und es ist wichtig, diese neuen Möglichkeiten zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Nur durch den Einsatz dieser können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Herausforderungen der Zukunft gewachsen sind und langfristig erfolgreich bleiben. 

1. Zeitersparnis: Durch den Einsatz von OCR-Technologie und intelligenter Automatisierung können Rechnungsdaten schnell und präzise erfasst werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr Stunden oder Tage damit verbringen müssen, Daten von Hand einzugeben.
2. Fehlerreduzierung: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung minimiert menschliche Fehler. Die Wahrscheinlichkeit von Fehleingaben oder vergessenen Rechnungen wird erheblich verringert, dies führt wiederum zu mehr Genauigkeit und verbesserter Compliance.
3. Effizienzsteigerung: Der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess wird beschleunigt, was zu kürzeren Bearbeitungszeiten führt. Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, was zu einem besseren Liquiditätsmanagement führt. Dies schafft Mitarbeiterpotentiale für andere Geschäftsbereiche und -prozesse.
4. Echtzeit-Transparenz: Automatisierte Rechnungsverarbeitung garantiert zu jederzeit einen Überblick über offene und bearbeitete Rechnungen. Dies ermöglicht eine bessere Bearbeitung, Planung und vereinfacht die Identifizierung von Zahlungsausständen. 
5. Automatische Prüfung und Genehmigung: Dank digitaler Rechnungsverarbeitung können Rechnungen automatisch auf Richtigkeit und Konformität geprüft werden. Genehmigungs-workflows können eingeführt werden, um den Prozess weiter zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Rechnungen von den richtigen Personen genehmigt werden.
6. Skalierbarkeit: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist skalierbar und passt sich den Anforderungen von Immobilienunternehmen jeder Größe an. Ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Immobilienportfolio verwalten, diese Technologie ist flexibel und anpassbar.
7. Kostenreduktion: Der reduzierte Bedarf an Personal, das für die manuelle Dateneingabe erforderlich ist, und minimierte Fehler, die zu kostspieligen Nachbearbeitungen führen könnten, eröffnen Einsparpotentiale und ermöglichen die Reduzierung von Ausgaben, die an anderer Stelle für Sie gewinnbringen sein können.
8. Verbesserung der Zusammenarbeit: Die digitale Rechnungsbearbeitung ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit zwischen den Teams im Unternehmen und mit den Lieferanten.
9. Attraktivität als Arbeitgeber steigern: MitarbeiterInnen arbeiten mit modernen Systemen und können zudem von mehreren Standorten oder aus dem Home Office auf die Rechnungen zugreifen.
   

Beschleunigung der Rechnungsprüfung -

Quick-Wins: 3 kleine Tricks mit großer Wirkung

Um Ihnen die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung zu erleichtern haben wir 3 Tipps für Sie, die Sie mit wenig Aufwand umsetzen können und durch die Sie sehr schnell eine spürbare Entlastung erzielen.

Rechnungen im PDF-Format Der erste und einfachste Schritt ist die digitale Rechnung im PDF-Format. Damit erleichtern Sie sich und Ihren Geschäftspartnern erheblich die tägliche Arbeit. Allein die Beschleunigung der Wege ist für alle Seiten ein Fortschritt. Zudem sparen Ihre Geschäftspartner die Kosten für den Postversand – damit dürften Sie selbst kleine Handwerksbetriebe überzeugen. Für Ihr Immobilienmanagement bieten PDF-Rechnungen noch weitere Vorteile: Sie sparen sich die Archivierung der Papier-Rechnung, verkürzen den Durchlauf im Unternehmen auf Sekunden und legen gleich noch den Grundstein für den nächsten Digitalisierungsschritt: Die automatische Rechnungsprüfung. Systeme wie RELion ONE können mit dem Modul "Rechnungsmanager" nämlich ganz einfach die Daten aus PDF-Dateien auslesen und erfassen.

Die digitale Rechnungsadresse Sie kennen das möglicherweise schon: Immer mehr Unternehmen bevorzugen den Rechnungseingang an eine E-Mail-Adresse wie z.B. invoice@xy.de. Die Vorteile liegen auf der Hand: Erstens ist der Rechnungseingang digital, zweitens haben Geschäftspartner nur noch eine einzige Rechnungsadresse und drittens vermeiden Sie, dass Rechnungen in Ablageschalen oder Posteingängen untergehen. Noch komfortabler wird es, wenn Sie Ihre Geschäftspartner bitten, in der Betreffzeile der E-Mail mindestens die Objektnummer zusätzlich zur Rechnungsnummer anzugeben. Dann können Sie die eingehenden Rechnungen direkt den Sachbearbeitern zuordnen und weiterleiten.

Konzentration auf Ausnahmen Es ist doch so: Die wenigsten Rechnungen kommen unerwartet. Sprich jeder Rechnung liegt eine Bestellung oder sogar ein Dauer- bzw. Rahmenvertrag zu Grunde. Gerade die wiederkehrenden Rechnungen wie Abschlagszahlungen oder Nutzungsgebühren kommen verlässlich in gleicher Höhe jeden Monat wieder. Mit einer kleinen Vorbereitung am Anfang des Wirtschaftsjahres können Sie schätzungsweise 70 % des Rechnungsvolumens ohne aufwendige Prüfung abarbeiten und direkt mit der richtigen Kontierung verbuchen. Damit gewinnen Sie wertvolle Zeit für weitere wichtige Aufgaben rund um Ihre Kunden.

Rechnungsbearbeitung und die Besonderheiten der Immobilienbranche

Zur Umsetzung der Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung gibt es eine Vielzahl von Softwares auf dem Markt. Oft sind die Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten ähnlich, da die Rechnungsverarbeitung ein universeller und branchenübergreifender Prozess ist, in welchem es zu vielen Standardisierungen kommt. Doch wir wissen genau so gut wie Sie, dass es bei der Rechnungsverarbeitung in der Immobilienbranche zahlreiche Besonderheiten gibt, die eine solche Software wissen und berücksichtigen sollte, um Ihr Unternehmen wirklich voran zu bringen und Ihre Mitarbeitenden effizient zu unterstützen. Deshalb erhalten Sie mit RELion ONE nicht nur eine Software als Grundpfeiler Ihrer Digitalisierungsstrategie, sondern auch den Baustein für die digitale Rechnungsverarbeitung - gepaart mit jahrelanger Erfahrung aus der Immobilienwelt. 

1. Vielfalt der Dienstleistungen und Lieferanten: Immobilienunternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Dienstleistern und Lieferanten zusammen, die verschiedene Leistungen erbringen, wie z.B. Facility-Management, Reinigungsdienste, Reparaturen und Wartung. Die Rechnungen können daher sehr unterschiedlich strukturiert sein und verschiedene Abrechnungsmodelle aufweisen. Eine für Immobilienunternehmen geeignete Software, wie RELion ONE, sollte daher regelbasiert operieren. Das bedeutet, dass Sie dem System beibringen können, dass eine Rechnung der Firma X einen bestimmten Aufbau hat und wo die wichtigen Informationen zu finden sind. Das System speichert dies und kann die entsprechende Rechnung künftig korrekt bearbeiten.
2. Langfristige Verträge und Zahlungspläne: Immobilienunternehmen schließen oft langfristige Verträge ab, die sich über mehrere Jahre erstrecken können. Monatlich gestellte Rechnungen bilden in der Branche eine Ausnahme. Die Verarbeitung von Rechnungen erfordert daher eine sorgfältige Überwachung der Zahlungspläne und Vertragsbedingungen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen fristgerecht erfolgen und Vertragsstrafen vermieden werden. Dies ist eine optimale Voraussetzung für die Automatisierung der Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Sie wissen, wie viele Rechnungen pro Objekt monatlich auf Sie warten, was ein enormer Vorteil bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ist und zur Entlastung Ihrer Verwaltung aber auch zur Qualitätssteigerung beitragen. Denn wurde eine Rechnung im letzten Monat richtig gebucht, können Sie dank Automatisierung sicher sein, dass sie auch kommenden Monat richtig gebucht wird.
3. Regulatorische Anforderungen und Datenschutz: Die Immobilienbranche unterliegt einer Vielzahl von regulatorischen Anforderungen, wie z.B. Mietrecht, Bauvorschriften und Steuervorschriften. Die Verarbeitung von Rechnungen muss daher in Übereinstimmung mit diesen Vorschriften erfolgen, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Beim Rechnungsmanagement müssen insbesondere Immobilienunternehmen auch die geltenden Datenschutzbestimmungen beachten, da es bei den gespeicherten Daten um sensible Informationen wie persönliche Daten von Mietern (z.B. Adressen) oder Lieferanten geht. Ein angemessenes Datenschutz- und Sicherheitsmanagement ist unerlässlich, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten und Datenschutzverletzungen zu vermeiden. 

Dies ist nur ein kleiner Einblick in die Besonderheiten, die die Immobilienbranche bei der Rechnungsverarbeitung zu berücksichtigen hat. Eine integrierte Lösung, die die Digitalisierungs-Tools mit erfahrungsbasiertem Branchenwissen vereint, ist daher unerlässlich für den langfristigen Erfolg Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Auch mit Hinblick auf das neu beschlossene Wachstumschancengesetz hat das Thema digitale Rechnungsverarbeitung und der Einsatz von E-Rechnungen nochmal an Bedeutung gewonnen. 

Das Wachstumschancengesetz zeigt erneut auf, wie wichtig ein modernes und anpassungsfähiges ERP-System für die erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens ist. Ein starres Inhouse-System lässt sich nur mit viel Mühe an solche Regularien und Gesetzesänderungen anpassen. Dies ist bei einem Cloud-System wie RELion ONE um ein vielfaches einfacher und schneller und geschieht in der Regel ohne Ihr eigenes Zutun. 

Laden Sie sich unsere kostenfreie Checkliste herunter und erfahren Sie ganz einfach, welche Fragen Sie beantworten müssen, um fit für die Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses zu werden.