Einfacher und sicherer Umstieg auf eine moderne ERP-Lösung
Der Weg zu RELion ONE
Der Gedanke an einen Umstieg von einer vertrauten, aber möglicherweise veralteten Softwareversion auf eine moderne Cloud-basierte Lösung wie RELion ONE kann Unternehmen vor eine Herausforderung stellen. Insbesondere die Angst vor einem langwierigen und mühsamen Umstiegsprozess kann dazu führen, dass viele zögern, den Schritt in die Zukunft zu wagen.
In diesem Artikel widmen wir uns genau diesem Thema und nehmen die Ängste vor einem langwierigen Umstiegsprozess unter die Lupe. Wir verstehen die Bedenken, die mit einem solchen Unterfangen einhergehen: die Sorge um Datenverlust, Ausfallzeiten und die Komplexität der Migration.
Doch bevor diese Bedenken den Mut zum Handeln lähmen, möchten wir die Realität beleuchten: Ein Umstieg von einer alten Softwareversion auf RELion ONE muss nicht zwangsläufig ein steiniger Weg sein. Im Gegenteil, mit der richtigen Planung, den passenden Tools und einem erfahrenen Team kann der Übergang überraschend reibungslos verlaufen.
Der Schlüssel zum Erfolg: Der RELion Readiness Check
Vor der Einführung von RELion ONE steht einer der wohl wichtigsten Schritt im ganzen Migrationsprozess - der Readiness Check. In vier Schritten werden hierbei Ihre Daten und Ihre bisher vorgenommenen individuellen Anpassungen betrachtet, analysiert und bewertet. Auf Basis dieser Analyse werden die weiteren Migrationsschritte festgelegt, so entsteht das Fundament für einen erfolgreichen Migrationsprozess.
Der Readiness Check im Detail
Schritt 1: Übergabe
Durch den internen Übergabeprozess wird garantiert, dass alle am Readiness Check beteiligten Mitarbeitenden auf dem gleichen aktuellen Informationsstand sind. So kann sicher gegangen werden, dass keine wichtigen individuellen Kundeninformationen inmitten der umfangreichen Migration untergehen.
Schritt 2: Vorstellung und Kick-Off
Das Ziel des Kick-Offs ist es den Kunden und seine Anforderungen kennenzulernen und den bevorstehenden Prozess zu besprechen. Die Schritte des Readiness Checks werden im Detail besprochen und der Kunde wird von Beginn an in den Ablaufplan integriert. Natürlich werden auch die Grenzen und Limitationen aufgezeigt, um direkt von Beginn der Migration transparent und offen eventuelle Veränderungen zu kommunizieren. Auf Basis des Kick-Offs wird ein grober Zeitplan definiert und der Grundstein für den Weg in Cloud gelegt.
Schritt 3: Readiness-Check
In diesem Schritt erfolgt nun der Readiness-Check Ihres Systems. Über das ONE Migration Portal haben Sie jederzeit Zugang zu unserem Online-Portal mit Auswertungen und Informationen zu Ihrem vorhandenen Programmstand, dem Umfang Ihrer Bestandsdaten und den bekannten kundenindividuellen Anpassungen - dies garantiert stetige Transparenz während des Checks. Die dazu notwendigen Informationen werden mit Hilfe eines von uns zu Verfügung gestellten Tools übermittelt. Das zu migrierende Datenvolumen wird festgelegt und gemeinsam mit unseren ExpertInnen werden Ihre kundenindividuellen Anpassungen bewertet. So erhalten wir ein vollumfängliches Bild Ihres Systemstands.
Schritt 4: Abschluss
Der Abschluss des Readiness-Checks ist gleichzeitig die Basis für den Schritt in die Cloud. In einem gemeinsamen Gespräch werden die Erkenntnisse des Checks transparent besprochen. Basierend auf den Ergebnissen können unsere RELion-Experten einen den Umfang des Migrationsprozesses festlegen und so einen Zeitplan für diesen erstellen. Der Einführung von RELion ONE steht so nichts mehr im Weg.
Der Weg in die Cloud: Migration zu RELion ONE
Nach der gelungenen Vorbereitung durch den Readiness Check kann nun der Migrations-Prozess angestoßen werden. Auch dieser Prozess ist unterteilt in vier Schritte, die ein strukturiertes Vorgehen sichern. Neben dem eigentlichen Go-Live liegt der Fokus insbesondere auf einer intensiven Testphase, in der die Kunden RELion ONE kennenlernen können. Denn nur so kann ein reibungsloser Ablauf der Migration garantiert werden.
Der Migrations-Prozess im Detail
Schritt 1: Handover und Vorbereitung
In der ersten Phase steht die Vorbereitung des Migrationsprozesses im Vordergrund. Diese Phase legt den Grundstein für den Erfolg des gesamten Prozesses. Erwartungen werden ausgetauscht, Termine abgestimmt und ein gemeinsamer Plan für den erfolgreichen Weg zu RELion ONE festgelegt. Außerdem wird der Schulungsrahmen nach Ihren Vorstellungen ausgestaltet. Diese Schulungen richten sich hierbei an erfahrene RELion User, denen der Umstieg auf das neue RELion „Look and Feel“ nicht schwerfallen wird.
Schritt 2: Testphase
In der Testphase erhalten Sie und Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, RELion ONE mit Ihren eigenen Daten umfangreich und ausführlich zu testen. Dadurch können Sie in einem Ihnen bekannten Umfeld RELion ONE vier Wochen lang kennenlernen. Auf Ihrem aktuellen System können Sie selbstverständlich bis kurz vor Go-Live uneingeschränkt weiter arbeiten. Da Sie sich in dieser Zeit mit dem neuen RELion bekannt machen, finden parallel dazu auch die bereits geplanten Schulungen statt. In diesen Schulungen werden Sie mit dem neuen „Look and Feel“ von RELion ONE vertraut gemacht und bekommen zudem einen Überblick über die neue Oberfläche und die neuen Funktionen in Bereichen wie Finanzen, Mietverwaltung und Weitere.
Schritt 3: Go-Live
Nach der Testphase erfolgt der Übergang auf das Live-System. Hierbei wird der aktuellste Stand Ihrer Datenbank aus dem bisher verwendeten RELion-System in Ihr neues, cloudbasiertes RELion ONE-Umfeld verlegt. Selbstverständlich muss hierbei eine Downtime eingeplant werden, da Sie ja selbstredend in RELion ONE genau dort weiterarbeiten wollen, wo Sie in Ihrem vorherigen System die Arbeit beendet haben. Diese kann aber mit guter Vorbereitung und stetigem Austausch auf wenige Tage begrenzt werden kann. Die Dauer ist zudem von der bisher genutzten RELion-Version abhängig. Da RELion ONE eine Cloud-Lösung ist wird eine solche Downtime für künftige Updates wegfallen.
Schritt 4: Projektabschluss
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Migration übernimmt entweder direkt der Support oder im Falle einer gebuchten Hypercarephase noch einmal das Team Professional Service. Diese Hypercarephase besteht aus Terminen mit unserem Professional Service Team zu den von Ihnen gewünschten Themen. Hierbei kann es sich um Unterstützung in verschiedenen Bereichen ganz nach Ihrem Bedarf handeln. Die Angst, plötzlich mit dem neuen System allein gelassen zu werden, können wir daher direkt aus dem Weg räumen. Nach zwei Wochen bzw. wenn alles nach unseren und Ihren Vorstellungen läuft, erfolgt eine Übergabephase an unseren Support. Der Schritt in die Cloud ist damit erfolgreich vollzogen.
