Von der Vision zur Realität: Digitalisierung bei der GEWOG Bayreuth

Digitalisierung als Erfolg­smodell für die Zukunft:

Die Wohnungs­wirtschaft steht vor wachsenden Heraus­forderungen: steigende regulatorische Anforderungen, zunehmender Fach­kräfte­mangel und die Erwartung an moderne, digitale Prozesse.
Die GEWOG Wohnungsbau- und Wohnungs­fürsorge­gesellschaft der Stadt Bayreuth mbH hat früh­zeitig auf eine klare Digitali­sierungs­strategie gesetzt. Unser Ziel: Prozesse effizienter gestalten, Komplexität reduzieren und unsere Mitarbeitenden entlasten. Wodis Yuneo ist dabei als ERP-Lösung das zentrale Element eines vernetzten digitalen Öko­systems.

Warum Wodis Yuneo?
Eine strategische Entscheidung für die Zukunft

2020 fiel die Entscheidung für den Wechsel zu Aareon und Wodis Yuneo. Dabei waren für uns vier Aspekte entscheidend:

• Integration & End-to-End-Digitalisierung: Durchgängige Prozesse ohne Medien­brüche, um Doppel­pflege, Zeit­verlust und Fehler­quellen zu vermeiden.
• Aareon als starker Partner: Eine breite Software­land­schaft mit der entsprechenden Manpower zur Unterstützung auf unserem Weg in die digitale Zukunft.
• Cloudfähigkeit: Zukunftssichere Lösung ohne eigene Server im Haus.
• Effiziente Verwaltungsprozesse: Das integrierte Archiv sorgt für direkten Zugriff auf Dokumente ohne Systemwechsel.

Digitalisierung als ganzheitlicher Prozess

Digitalisierung ist weit mehr als eine technische Umstellung. Sie erfordert Veränderungen in der gesamten Organisation. Deshalb haben wir eine zentrale Anlaufstelle für Digitalisierungs­projekte geschaffen.

"Digitalisierung ist kein reines IT-Projekt.
Es muss gelebt, verstanden und in die Arbeits­prozesse integriert werden."

Marco Hoffmann,
Digitalisierungsmanager GEWOG Bayreuth

Dazu gehören kontinuierliche Schulungen, enge Abstimmungen mit den Fach­abteilungen und eine begleitende Kommunikation. Nur so können wir sicherstellen, dass neue Systeme nicht nur eingeführt, sondern auch effektiv genutzt werden.

Mareon: Digitalisierung der Instandhaltung

Ein besonders wichtiger Schritt in unserer Strategie war die Einführung von Mareon zur digitalen Steuerung von Handwerker­aufträgen.

Unsere Situation:

• Ein hoher Instandhaltungs­aufwand durch einen Wohnung­sbestand aus den 50er- und 60er-Jahren.
• Ein eigener Regie­betrieb mit vielen Gewerken (Elektro, Heizung, Sanitär, Maurer, Fliesen, Gärtner).
• Die Notwendig­keit, Aufträge effizienter zu steuern und den Verwaltungs­aufwand zu reduzieren.
  
  

"Durch die Digitalisierung unserer Instandhaltungs­prozesse haben wir eine erhebliche Effizienz­steigerung erreicht."

Jürgen Kastner, Geschäftsführer GEWOG Bayreuth
Foto: Antje Wiech

Unser Vorgehen:

• Standardisierung von Ausschreibungen: Optimierte Leistungs­verzeichnisse für klare Prozess­abläufe.
• Digitale Auftrags­vergabe: Handwerker erhalten Aufträge über Mareon in Echtzeit.
• Mobile Endgeräte: Unser Regie­betrieb arbeitet mit Tablets, um Aufträge digital abzuwickeln.
• Direkte Rechnungsfreigabe: Basierend auf unseren standardisierten Ausschreibungen und Leistungs­verzeichnissen können wir Klein­reparaturen gemäß Auftrag automatisiert ohne manuelle Prüfung frei­geben. So gewinnen wir personelle Kapazitäten, um uns an anderer Stelle aktuellen Themen wie der THG-Bilanz, dem Klima­pfad und der Nachhaltig­keits­bericht­erstattung widmen zu können. 
  
  

Vision 2028: Schrittweise Digitalisierung mit Fokus auf Mitarbeitende und Mieter­integration

Die Digitalisierung in der Wohnungs­wirtschaft muss mit Bedacht aber in klar definierten Schritten erfolgen. Unser Ziel ist es, alle Mitarbeitenden aktiv in diesen Trans­formations­prozess einzubinden, um Akzeptanz und reibungs­lose Abläufe zu gewähr­leisten. Der Weg dorthin wird ambitioniert, aber realisierbar sein.

Bis 2028 möchten wir digitale Kommunikation als Standard etablieren – mit klarem Fokus auf der Reduzierung papierbasierter Prozesse und Optimierung digitaler Workflows. Gleich­zeitig setzen wir auf die bestmögliche Integration der Mietenden in digitale Abläufe, um Kommunikation und Inter­aktion effizienter, einfacher und transparenter zu gestalten.

Wo immer es sinnvoll und möglich ist, werden wir auf digitale Kommunikations­wege umstellen, um Effizienz zu steigern, Umwelt­ressourcen zu schonen und den Service für alle Beteiligten zu verbessern.

Empfehlung für andere Wohnungsunternehmen:

"Ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung mit großem Nutzen ist die digitale Wohnungs­abnahme und -übergabe."

Marco Hoffmann, Digitalisierungsmanager GEWOG Bayreuth