Digitalisierung als Erfolgsmodell für die Zukunft:
Die Wohnungswirtschaft steht vor wachsenden Herausforderungen: steigende regulatorische Anforderungen, zunehmender Fachkräftemangel und die Erwartung an moderne, digitale Prozesse.
Die GEWOG Wohnungsbau- und Wohnungsfürsorgegesellschaft der Stadt Bayreuth mbH hat frühzeitig auf eine klare Digitalisierungsstrategie gesetzt. Unser Ziel: Prozesse effizienter gestalten, Komplexität reduzieren und unsere Mitarbeitenden entlasten. Wodis Yuneo ist dabei als ERP-Lösung das zentrale Element eines vernetzten digitalen Ökosystems.
Warum Wodis Yuneo?
Eine strategische Entscheidung für die Zukunft
2020 fiel die Entscheidung für den Wechsel zu Aareon und Wodis Yuneo. Dabei waren für uns vier Aspekte entscheidend:
- Integration & End-to-End-Digitalisierung: Durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche, um Doppelpflege, Zeitverlust und Fehlerquellen zu vermeiden.
- Aareon als starker Partner: Eine breite Softwarelandschaft mit der entsprechenden Manpower zur Unterstützung auf unserem Weg in die digitale Zukunft.
- Cloudfähigkeit: Zukunftssichere Lösung ohne eigene Server im Haus.
- Effiziente Verwaltungsprozesse: Das integrierte Archiv sorgt für direkten Zugriff auf Dokumente ohne Systemwechsel.
Digitalisierung als ganzheitlicher Prozess
Digitalisierung ist weit mehr als eine technische Umstellung. Sie erfordert Veränderungen in der gesamten Organisation. Deshalb haben wir eine zentrale Anlaufstelle für Digitalisierungsprojekte geschaffen.
"Digitalisierung ist kein reines IT-Projekt.
Es muss gelebt, verstanden und in die Arbeitsprozesse integriert werden."
Marco Hoffmann,
Digitalisierungsmanager GEWOG Bayreuth
Dazu gehören kontinuierliche Schulungen, enge Abstimmungen mit den Fachabteilungen und eine begleitende Kommunikation. Nur so können wir sicherstellen, dass neue Systeme nicht nur eingeführt, sondern auch effektiv genutzt werden.
Mareon: Digitalisierung der Instandhaltung
Ein besonders wichtiger Schritt in unserer Strategie war die Einführung von Mareon zur digitalen Steuerung von Handwerkeraufträgen.
Unsere Situation:
- Ein hoher Instandhaltungsaufwand durch einen Wohnungsbestand aus den 50er- und 60er-Jahren.
- Ein eigener Regiebetrieb mit vielen Gewerken (Elektro, Heizung, Sanitär, Maurer, Fliesen, Gärtner).
- Die Notwendigkeit, Aufträge effizienter zu steuern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
"Durch die Digitalisierung unserer Instandhaltungsprozesse haben wir eine erhebliche Effizienzsteigerung erreicht."
Jürgen Kastner, Geschäftsführer GEWOG Bayreuth
Foto: Antje Wiech
Unser Vorgehen:
- Standardisierung von Ausschreibungen: Optimierte Leistungsverzeichnisse für klare Prozessabläufe.
- Digitale Auftragsvergabe: Handwerker erhalten Aufträge über Mareon in Echtzeit.
- Mobile Endgeräte: Unser Regiebetrieb arbeitet mit Tablets, um Aufträge digital abzuwickeln.
- Direkte Rechnungsfreigabe: Basierend auf unseren standardisierten Ausschreibungen und Leistungsverzeichnissen können wir Kleinreparaturen gemäß Auftrag automatisiert ohne manuelle Prüfung freigeben. So gewinnen wir personelle Kapazitäten, um uns an anderer Stelle aktuellen Themen wie der THG-Bilanz, dem Klimapfad und der Nachhaltigkeitsberichterstattung widmen zu können.
Vision 2028: Schrittweise Digitalisierung mit Fokus auf Mitarbeitende und Mieterintegration
Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft muss mit Bedacht aber in klar definierten Schritten erfolgen. Unser Ziel ist es, alle Mitarbeitenden aktiv in diesen Transformationsprozess einzubinden, um Akzeptanz und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Der Weg dorthin wird ambitioniert, aber realisierbar sein.
Bis 2028 möchten wir digitale Kommunikation als Standard etablieren – mit klarem Fokus auf der Reduzierung papierbasierter Prozesse und Optimierung digitaler Workflows. Gleichzeitig setzen wir auf die bestmögliche Integration der Mietenden in digitale Abläufe, um Kommunikation und Interaktion effizienter, einfacher und transparenter zu gestalten.
Wo immer es sinnvoll und möglich ist, werden wir auf digitale Kommunikationswege umstellen, um Effizienz zu steigern, Umweltressourcen zu schonen und den Service für alle Beteiligten zu verbessern.
Empfehlung für andere Wohnungsunternehmen:
"Ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung mit großem Nutzen ist die digitale Wohnungsabnahme und -übergabe."
Marco Hoffmann, Digitalisierungsmanager GEWOG Bayreuth
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