Ein halbes Jahr mit Yuneo: Erfahrungen der LebensRäume Hoyerswerda eG

Im November 2023 hat die LebensRäume Hoyerswerda eG erfolgreich auf Wodis Yuneo umgestellt. Die Anspannung zu Beginn war da, insbesondere hinsichtlich der Buchhaltungsabläufe, da der Jahresabschluss unmittelbar bevorstand. In Summe haben sich die Sorgen aber nicht bewahrheitet. Cathleen Fietzek, Leiterin des Bereichs Kaufmännischer Service und Ralf Krüger, Systemadministrator bei der LebensRäume Hoyerswerda eG geben Einblicke in das Arbeiten mit Wodis Yuneo und die Zeit der Umstellung.

Das Upgrade als Chance zur Reflexion eigener Arbeitsabläufe

Ein bemerkenswerter Aspekt, den wir im Umstieg auf Yuneo erlebt haben, war die Gelegenheit, unsere eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu optimieren. Das Upgrade war gewissermaßen eine Unterbrechung der gewohnten Routinen und täglichen Handgriffe, die uns eine neue Perspektive auf unsere Arbeitsweise ermöglicht und Optimierungspotenzial aufgezeigt hat.

Es hat sich gelohnt: Unsere Mitarbeitenden sind im Arbeiten mit Yuneo angekommen, haben ihren Arbeitsrhythmus gefunden und sind motiviert, stets einen Schritt weiterzugehen und neue Möglichkeiten auszuprobieren. Dabei geben Mitarbeitenden Ihr Wissen an andere weiter, was zu einer sehr produktiven Zusammenarbeit und letztlich auch einem positiven Betriebsklima beiträgt.

Cathleen Fietzek: Mein Highlight im Arbeiten mit Wodis Yuneo

Mein besonderes Highlight in Yuneo ist die „innere Logik“ des Systems. Direkte Absprünge zu relevanten Informationen ziehen sich einheitlich wie ein roter Faden durch das System. Yuneo führt mich zu Dingen, macht mich darauf aufmerksam und zeigt mir so Möglichkeiten auf, ohne dass ich diese tief in den Modulen suchen muss. Das fördert die Weiterentwicklung aller Mitarbeitenden, trägt zur Effizienz bei und ermöglicht es uns, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ralf Krüger: Das Upgrade, unser Weg zu Yuneo

Wir gingen strukturiert vor, indem wir die Testdatenbank ausgiebig nutzten und im Zuge der Vorbereitungen gemeinsam mit Key-Usern (4 Monate vor Produktivsetzung) unsere Prozesse sorgfältig prüften. Dieser verstärkte Fokus auf die eigenen Prozesse hat auch dazu geführt, dass wir mit einigen „Altlasten“ z.B. in unserem Mahnlauf aufräumen konnten. Zwischenzeitlich stellen die Kollegen sich sogar die Frage, warum wir das nicht schon früher gemacht haben.

Foto: LebensRäume Hoyerswerda eG

Empfehlungen für einen reibungslosen Übergang:

4. Gründliche Planung:
   Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung des Umstellungsprozesses. Identifizieren Sie potenzielle Herausforderungen und entwickeln Sie im Vorfeld entsprechende Lösungsstrategien gemeinsam mit Key-Usern.
   
   
5. Einbeziehung der Mitarbeitenden:
   Binden Sie Key-User frühzeitig in den Umstellungsprozess ein. Sobald in diesem Rahmen die Prozesse geklärt und der Go-Live absehbar ist, war für uns (rund 1 Monat vor dem eigentlichen Wechsel) der richte Zeitpunkt, mit den Anwenderschulungen zu starten. So konnten wir vermeiden, im Vorfeld unnötige Unruhe in die Belegschaft zu bringen. Dennoch hatten alle Mitarbeitenden ausreichend Zeit, sich vorab schon einmal mit der neuen Oberfläche vertraut zu machen.
   
   
6. Zeit für die Anpassung der Rechteverwaltung:
   Die Anpassung der Rechtevergabe war im Vorfeld eine sehr zentrale Aufgabe für uns. Da wir den Zugriff auf Daten sehr sensibel handhaben, kommt uns das Minimalprinzip grundsätzlich entgegen. In der Praxis hatte das aber zur Folge, dass wir in den ersten Tagen nach dem Go-live noch nachsteuern mussten. Das war anfangs in der Tat mit zusätzlichem Aufwand verbunden, langfristig erhoffen wir uns jedoch, dass die neue rollenbasierte Rechteverwaltung zu einer effizienteren Arbeitsweise führen wird.
   
   
7. Überwachung der Schnittstellen:
   Individuelle Schnittstellen erfordern im Upgrade ein besonderes Augenmerk. Wir hatten diese im Blick, frühzeitig den Kontakt zu den Schnittstellenverantwortlichen gesucht und nach dem Upgrade die notwendigen Anpassungen schnell und reibungslos vorgenommen.

Es ist wichtig, mit der Zeit zu gehen und den technischen Fortschritt zu nutzen.
Wir sind froh, den Schritt zu Wodis Yuneo gegangen zu sein.

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