End-to-End-Digitalisierung mit Wodis Yuneo und dem CRM-Portal
Mietänderungen sind für viele Wohnungsunternehmen ein komplexer und aufwendiger Prozess. Insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene Zustimmung der Mietenden nach § 558 BGB stellt eine große Herausforderung dar. Mit der Integration von Wodis Yuneo und dem CRM-Portal bietet Aareon eine innovative End-to-End-Lösung, die den Prozess von der Planung bis zur Umsetzung digitalisiert, den Verwaltungsaufwand reduziert und die Effizienz steigert.
Mietänderungen
Die rechtlichen Grundlagen
Mietänderungen nach § 558 BGB regeln die Anpassung der Miete bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete. Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Vergleichsmiete: Grundlage ist entweder ein qualifizierter Mietspiegel, Vergleichswohnungen oder ein Sachverständigengutachten.
- Zustimmung der Mietenden: Die Anpassung der Miete erfordert die Zustimmung der Mietenden. Diese Zustimmung muss innerhalb einer Frist von drei Monaten eingeholt werden.
- Kappungsgrenze: Die Miete darf innerhalb von drei Jahren maximal um 20% (in angespannten Wohnlagen 15%) erhöht werden.
Weitere Gründe für Mietanpassungen wie Index- oder Staffelmieten erfordern keine Zustimmung, können jedoch ebenfalls komfortabel in Wodis Yuneo abgebildet werden. Für diesen Artikel konzentrieren wir uns auf die Mietänderung nach § 558 BGB, da die Zustimmungspflicht hier den größten manuellen Aufwand verursacht – insbesondere, wenn Rückmeldungen der Mietenden individuell erfasst und dokumentiert werden müssen.
End-to-End-Prozesse für Mietänderungen
Mit Wodis Yuneo und dem CRM-Portal wird der gesamte Mietänderungsprozess effizient und digital abgebildet:
- Maximalmietenberechnung: Mithilfe des Maximalmietenberechnungslaufs können die maximal erlaubten Mieten für jede Verwaltungseinheit auf Basis des Mietspiegels berechnet werden. Berücksichtigt werden dabei relevante Merkmale wie z.B. Lage, Baualtersklasse, Mietspiegelgruppe und Zuschläge (z. B. für bestimmte Ausstattungsmerkmale). Diese Berechnung schafft eine transparente Grundlage für die weitere Anpassung.
- Massenzuordnung und -entfernung von Verwaltungseinheiten: Ändert sich der Mietspiegel, können Verwaltungseinheiten in YuStart massenweise einem neuen Mietspiegel zugeordnet oder aus einem bestehenden entfernt werden. Diese Funktion spart erheblich Zeit und erleichtert die Pflege der Stammdaten.
- Planung und Durchführung der Mietänderung: Wodis Yuneo ermöglicht es, verschiedene Arten von Mietänderungen flexibel abzubilden, z. B. prozentuale Erhöhungen, Festbetragsänderungen oder Änderungen basierend auf Merkmalen. Die Kappungsgrenzen und andere gesetzliche Vorgaben sind direkt im System hinterlegt und werden automatisch berücksichtigt. Nach Berechnung der neuen Miete kann diese als Planmiete direkt im Mietvertrag hinterlegt werden.
4. Zustimmungseinholung und Übergabe
Was in Wodis Yuneo passiert, ist essenziell, aber es fungiert nicht isoliert. Gerade bei Mietänderungen zeigt sich, wie entscheidend das Zusammenspiel verschiedener Lösungen innerhalb eines digitalen Property Management Systems ist. Im Fall der Zustimmung durch die Mietenden tritt die Integration des CRM-Portals in den Vordergrund und ergänzt die Prozesse im ERP-System.
Zustimmungseinholung über das CRM-Portal: Ein zentraler Vorteil der End-to-End-Lösung ist die Möglichkeit, die Zustimmung der Mietenden direkt über das CRM-Portal einzuholen und an Wodis Yuneo zu übergeben. Unternehmen können flexibel entscheiden, ob neben der Zustimmung auch ein Widerspruch über das CRM abgewickelt werden soll. Die Praxis zeigt, dass Wohnungsunternehmen dies unterschiedlich handhaben, sodass das CRM-Portal hier die Möglichkeit zur unternehmensindividuellen Konfiguration bietet. Ist eine Zustimmung erfolgt, wird das Datum automatisch in Wodis Yuneo hinterlegt, wo es im weiteren Prozess berücksichtigt wird. Mietänderungsschreiben und weitere Dokumente sind im CRM-Portal einsehbar, was Transparenz schafft und die Kommunikation mit Mietenden vereinfacht.
Abschluss und Übergabe: Nach Erhalt der Zustimmungen wird die Planmiete automatisch in die Mietstruktur des Vertrags übernommen. Dies sorgt dafür, dass die Mietänderung vollständig und korrekt in den Prozess integriert ist – ein weiterer Beweis für die Stärke einer durchdachten End-to-End-Lösung, die nahtlos verschiedene Systeme verbindet.
Dieses Zusammenspiel zeigt,
wie ein modernes digitales Ökosystem Prozesse
effizient und flexibel gestalten kann,
um Wohnungsunternehmen optimal zu unterstützen.
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Zentrale Vorteile für Wohnungsunternehmen
Zeitersparnis und Effizienz: Automatisierte Berechnungen, Massenzuordnungen und digitale Zustimmungsprozesse minimieren den manuellen Aufwand und reduzieren gleichzeitig Fehlerpotenziale, die in manuellen Abläufen häufig auftreten.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Sämtliche Änderungen und Zustimmungen werden zentral erfasst und stehen jederzeit übersichtlich zur Verfügung, was die Prozesskontrolle erleichtert.
Die Digitalisierung von Mietänderungen ist ein entscheidender Schritt für Wohnungsunternehmen, um Prozesse zu optimieren und den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Mit Wodis Yuneo und dem CRM-Portal bietet Aareon einen umfassenden End-to-End-Prozess, der nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Zusammenarbeit mit Mietenden und internen Abteilungen verbessert.
