Jeder kennt es: Ein Mieter ruft an, dass sein Wasserhahn tropft. Für den Sachbearbeiter hieß das bisher: Schaden aufnehmen, hoffen, dass man den Verantwortlichen gleich erreicht, zur Not nochmal anrufen und Termine zwischen Mieter und Hauswart vermitteln. Damit ist jetzt Schluss.

Schon beim Erfassen der Anfrage im Aktivitätenmanagement von Wodis kann der Bearbeiter dem Zuständigen vor Ort die Aufgabe direkt aufs Tablet schicken. Er braucht nur dessen Namen auszuwählen, ergänzt Ort und Datum und beschreibt in wenigen Worten, was zu tun ist.

Auf dem Tablet des Hauswarts erscheint die Aufgabe dann zur Bearbeitung. Ebenso nützlich ist die Lösung für andere Außendienste: mobile Verwalter etwa oder Sozialmanager im Quartier. Auf Wunsch erhält der Benachrichtigte zusätzlich eine E-Mail samt Outlook-Termin zur Übernahme in seinen Kalender.

Unser Hauswart kann sich sofort kümmern, den Schaden selbst beheben oder die Reparatur anschieben. Dabei hält er alle Be­arbei­tungs­schritte ohne viel Aufwand digital fest. Zudem kann er Fotos machen und beifügen. Zusätzlich hat der Hauswart die Möglichkeit, auf die elektronische Mieter- und Objektakte zuzugreifen und alle im Aareon Archiv kompakt hinterlegten Dokumente, Verträge und Fotos anzusehen und vor Ort auf Fragen und Wünsche des Mieter einzugehen.

Weil alles im System hinterlegt ist, kann ein Sachbearbeiter selbst zu Angelegenheiten, die ein anderer betreut hat, jederzeit und unverzüglich Auskunft geben. Wie ist der Bearbeitungsstand? Wann war noch mal der Termin?

Vom ersten Kundenkontakt an ist alles lückenlos dokumentiert, eindeutig dem Objekt oder der Mieteinheit und dem Ausführenden zugeordnet – und bleibt so auch nach Jahren noch nachvollziehbar, ohne dass einem die Erinnerung einen Streich spielt.