Die Bearbeitung eingehender Post gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben, die im Arbeitsalltag schnell viel Zeit binden – besonders dann, wenn Schreiben zunächst manuell gesichtet, zugeordnet und in den Bearbeitungsprozess gebracht werden müssen. Auf den Wodis Dialogen wurde gezeigt, wie AAVA Yuneo genau an dieser Stelle unterstützen kann. Die Posteingangsbearbeitung ist dabei nur einer von mehreren Use Cases, in denen AAVA Yuneo zeigt, wie KI Abläufe in Wodis Yuneo sinnvoll ergänzen kann.
Strukturierte Vorgangsbearbeitung
als Grundlage
Das Aktivitätenmanagement in Wodis Yuneo bietet bereits die Möglichkeit, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abläufe transparent zu steuern. Die automatisierte Posteingangsbearbeitung mit AAVA Yuneo setzt auf diesen bestehenden Strukturen auf.
Die Virtuelle Assistenz AAVA unterstützt dort, wo heute viel manuelle Vorarbeit anfällt, ohne Prozesse grundsätzlich zu verändern.
Was die Posteingangsbearbeitung
mit AAVA Yuneo heute schon leistet
Automatische Erfassung physischer Post
Der aktuelle Stand der Lösung umfasst die Analyse physischer Schreiben, die per Scan digitalisiert werden. AAVA Yuneo erkennt Inhalte, ordnet diese einem Sachverhalt zu und legt automatisch eine passende Aktivität für die zuständige Person an.
Die Unterstützung für E-Mail-Eingänge befindet sich bereits in Vorbereitung und wird zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt.
Klare Zuordnung auch bei komplexen Schreiben
Viele Schreiben enthalten mehrere Themen, beispielsweise eine Rückfrage zur Betriebskostenabrechnung und parallel ein Änderungswunsch zu Kontaktdaten.
AAVA Yuneo kann solche Inhalte strukturiert trennen und in entsprechende Vorgänge überführen.
Das Ziel: ein nachvollziehbarer Prozess, weniger manuelle Sortierung und ein schneller Übergang in die Bearbeitung.
Unterstützung bei wiederkehrenden oder ungeplanten Ereignissen
Auch bei Vorgängen wie Rücklastschriften oder Rechnungsprüfungen kann AAVA Yuneo automatisch Folgeaktivitäten anlegen.
Diese Aufgaben greifen auf bekannte Strukturen wie Vertreterregelungen und Eskalationspfade zurück, sodass Vorgänge nicht hängenbleiben.
Verarbeitung von Bildern und handschriftlichen Notizen
In einigen Fällen enthalten eingehende Schreiben Anhänge oder Zusatzinformationen – etwa handschriftliche Hinweise oder Fotos. AAVA kann solche Inhalte auslesen und in die Vorgangsbearbeitung überführen. Dadurch müssen Informationen nicht zusätzlich manuell übertragen werden.
Transparente Dokumentation im System
Alle Schritte, die AAVA Yuneo ausführt, werden wie gewohnt im Aktivitätenmanagement dokumentiert. Damit bleibt der Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar – unabhängig davon, ob Schritte manuell oder KI-gestützt erfolgt sind.
AAVA entwickelt sich weiter:
Automatische Rückfragen bei fehlenden Informationen
AAVA entwickelt sich kontinuierlich weiter. Bereits heute haben wir im Blick, wie AAVA Yuneo Sie zukünftig immer weiter unterstützen kann. Ein Beispiel sind automatische Rückfragen, die die Virtuelle Assistenz veranlassen kann, sofern zentrale Angaben in Anfragen und Meldungen fehlen. Ziel ist eine zügige Vervollständigung des Vorgangs, ohne dass Mitarbeitende wiederholt prüfen müssen, ob Unterlagen noch nachgereicht werden müssen.
Ergänzende Lösungen neben AAVA Yuneo:
Neben der ERP-integrierten Lösung AAVA Yuneo gibt es weitere KI-Funktionen mit AAVA, die in der Mieterkommunikation unterstützen – etwa Chatbots oder Voicebots, die Anliegen auch über andere Kommunikationskanäle wie Telefon oder das CRM-Mieterportal entgegennehmen und strukturieren. Sie können sinnvoll mit AAVA Yuneo zusammenspielen, sind aber eigenständige Lösungen.
Erfahren Sie mehr zu AAVA Kommunikation und AAVA Chat/Voice im CRM-Mieterportal
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Relevanz im Arbeitsalltag
Viele Vorgänge im Unternehmen beginnen mit einem Schreiben oder einer Anfrage, die
strukturiert eingeordnet werden muss. Genau hier kann KI entlasten: durch zuverlässige Erkennung, klare Zuordnung und die automatische Überführung in definierte Arbeitsabläufe.
Wichtig ist dabei:
AAVA Yuneo unterstützt – entscheidet aber nicht.
Die Kontrolle verbleibt jederzeit bei den Mitarbeitenden.
Damit fügt sich die Lösung ohne Bruch in bestehende Prozesse ein und ermöglicht eine spürbare Entlastung, ohne Arbeitsweisen von Grund auf zu verändern.
