Bereits 2020 wurde begonnen, sich inten­siver mit der Digi­ta­li­sier­ung der Mieter­kommuni­ka­tion zu be­schäf­tigen. Eine Um­setz­ung er­schien je­doch zu diesem Zeit­punkt durch viele un­klare Themen als nicht sinn­voll.

Einen wesent­lichen Impuls zur Ver­wirk­lich­ung lieferte 2021 die neue Heiz­kosten­ver­ord­nung, in der Ver­mieter ver­pflich­tet wurden, den Mietern monat­lich Ver­brauchs­infor­ma­tionen der Wärme­ver­bräuche bereit­zu­stellen. Für die Wohnungs­ge­nossen­schaft war schnell klar, diese poli­tische Vor­gabe ver­ur­sacht neben Papier-, Druck- und Porto­kosten auch einen er­heb­lichen perso­nellen Auf­wand. Statt monat­lich rund 1.500 Briefe zu ver­senden, sollte eine effi­zi­en­te und nach­hal­tige Lösung ge­funden werden.

Gleich­zeitig wuchs intern der Wunsch, auch andere Kommuni­ka­tions­pro­zesse zu bündeln. Mieter­an­fragen, Schadens­mel­dungen, Infor­ma­tionen und Dokumente sollten künf­tig struktur­iert, schnell und mög­lichst zentral ver­arbeitet werden. Be­sonders wichtig war, dass die neue Lösung eng mit dem be­steh­enden ERP-System Wodis Yuneo ver­bunden ist, um Vor­gänge auto­ma­ti­siert dem Mieter oder der Liegen­schaft zu­ordnen zu können.

Mit der Ein­führ­ung des Mieter­portals sollten nicht nur ge­setz­liche Vor­gaben er­füllt, sondern auch eine digi­tale Basis für eine zu­kunfts­fähige, inte­grierte Kommuni­ka­tions­mög­lich­keit zwischen Mietern und Ge­nossen­schaft ge­schaffen werden. Mit dem CRM-Portal wurde eine Kommu­ni­ka­tions­platt­form ge­staltet, die dauer­haft mit den An­forder­ungen wach­sen kann und gleich­zei­tig den persön­lichen Kontakt zu den Mit­gliedern ge­währ­lei­stet.

Die In­be­trieb­nahme wurde durch Aareon praxisnah unterstützt. In enger Zusammen­arbeit konnten technische und orga­ni­sa­tor­ische Fragen früh­zeitig ge­klärt werden. Das war eine wichtige Grund­lage für den er­folg­reichen Start.

Dem Team der Ge­nossen­schaft war dabei wichtig, die Mieter beim In­stal­la­tions­pro­zess persön­lich zu be­gleiten. Des­halb stand eine Mit­ar­beiter­in zur Ver­fü­gung, um bei der Regis­trier­ung und den ersten Schritten in der App be­hilf­lich zu sein.

Heute ist das CRM-Portal fester Bestand­teil des Arbeits­all­tags. An­liegen und Schadens­mel­dungen werden auto­ma­tisch ins ERP-System über­führt, Dokumente stehen digital zur Ver­fü­gung, und Neuig­keiten werden direkt über das CRM-Portal ver­öffent­licht.

Auch bei Urlaubs- und Krank­heits­ver­tre­tungen zeigt sich der Nutzen naht­los digi­taler Pro­zesse: „Früher mussten Mit­arbeiter Unter­lagen suchen – heute ist alles im System. Außer­dem sind wir bei Ver­tre­tungen wesent­lich effi­zien­ter.“

Ein High­light ist auch die Reso­nanz: Viele Nutzer loben, dass die Ge­nossen­schaft eine App an­bietet, ein Zeichen ge­stie­gener Service­qualität. Be­sonders ge­schätzt wird das Doku­menten­mana­ge­ment, mit dem z. B. Wohn­ungs­geber­be­schein­igung oder Betriebs­kosten­ab­rech­nung direkt ab­ge­rufen werden können. Sogar das ört­liche Ein­wohner­melde­amt ver­weist in­zwischen darauf.